Pisemne oferty kandydatów stanowią ich odpowiedzi na zapotrzebowanie organizacji zgłoszone w procesie rekrutacji. Są formalnym stwierdzeniem chęci kandydatów do zatrudnienia się. Stanowią pierwsze i podstawowe źródło informacji o kandydatach.

Pisemna oferta kandydata złożona jest z przedstawionych przez kandydata dokumentów, do których należą:

A. Podanie – zawierające oznaczenie kandydata oraz wyselekcjonowany opis tych faktów z jego życia, które wydają się ważne dla przyszłego pracodawcy; składające się:

• ze wstępu – informującego, że kandydat jest zainteresowany zatrudnieniem oraz jakie ma oczekiwania;

• z części zasadniczej – przedstawiającej zalety kandydata, które predestynują go na dane stanowisko, w tym: kwalifikacje, umiejętności, wykształcenie, doświadczenie, zainteresowania, preferencje;

• z zakończenia – informującego o sposobie kontaktu z kandydatem.

B. Życiorys (curriculum vitae = CV) – stanowiący prezentację życia zawodowego kandydata, obejmujący:

• wstęp – dający ogólny obraz oczekiwań zawodowych kandydata oraz ogólną informację, co do jego umiejętności, zawierający oznaczenie kandydata, określenie stanowiska, o które się ubiega, streszczenie podstawowych kwalifikacji;

• informacje o wykształceniu – oznaczenie szkół, uprawnień, kursów, szkoleń ze wskazaniem świadectw i dyplomów oraz dat uczęszczania;

• opis przebiegu pracy zawodowej – zawierający oznaczenie organizacji, okresów zatrudnienia, stanowisk, tytułów oraz oznaczenie prac społecznych;

• opis zainteresowań, osiągnięć, nagród – wskazujący przynależność do organizacji społecznych, stowarzyszeń, klubów oraz otrzymane odznaczenia, nagrody i tytuły honorowe, a także dodatkowe informacje, np. o znajomości języków obcych;

• wskazanie referencji – opinie, świadectwa, zaświadczenia wydane przez poprzednich pracodawców.

C. Dokumenty potwierdzające informacje zawarte w podaniu i CV, w tym także książeczka zdrowia, aktualne badania lekarskie, książeczka wojskowa itd.

 

Analiza przedstawionych dokumentów obejmuje także ich badanie pod względem spełnienia przez nie zasad formalnych, do których należą:

• konkretność – tylko fakty ważne;

• koncentracja na informacjach pozytywnych – szczerość, ale z uwypukleniem cech pozytywnych;

• indywidualność – brak schematycznego powielania gotowych wzorców;

• poprawność języka – gramatyka, składnia, wyrażenia sloganowe, gwarowe;

• profesjonalny i atrakcyjny wygląd – czystość, schludność, przejrzystość, czytelność, istnienie zbędnych ozdobników.