Ocena brak

Ogólna koncepcja systemu informatycznego

Autor /Nortug Dodano /21.03.2013

Postępowanie podczas projektowania systemu lub podsystemu informatycznego na zamówienie przedsiębiorstwa jest nieco inne. Dyrekcja (zamawiający) postępuje w następujący sposób:

-    określa podstawowy problem do rozwiązania oraz zakres, w jakim powinien być uwzględniony w opracowaniu;

-    określa rodzaj danych, związanych z zamawianym elementem systemu, które można udostępnić;

-    udziela swoim pracownikom delegacji do udziału w pracach nad systemem oraz przeprowadzania rozmów z pracownikami z działów zainteresowanych, mającymi dobre rozeznanie w rozwiązywanym problemie,

-    określa terminy realizacji pracy lub jej etapów oraz środki pieniężne za wykonanie pracy.

W omawianym w niniejszym podrozdziale przykładzie rozważony jest podsystem koszty działalności i osiągane przychody w przedsiębiorstwie.

Istotnym elementem zbierania i przetwarzania informacji jest opracowanie takiego systemu informatycznego dla przedsiębiorstwa, który umożliwiałby:

-    zbieranie i wprowadzanie danych do zaprojektowanych struktur baz danych, z wcześniej określonym ich przeznaczeniem i wykorzystaniem;

-    przetwarzanie informacji według opracowanych algorytmów przez projektanta systemu;

-    drukowanie zestawień wynikowych według określonego wcześniej przez osoby zarządu lub inne upoważnione osoby zapotrzebowania przedstawicieli kierownictwa przedsiębiorstwa na określoną informację zbiorczą (tabelaryczną lub graficzną);

-    archiwizowanie zebranej i zapisanej informacji na magnetycznych nośnikach zapisu. Głównym zadaniem wewnętrznej organizacji przedsiębiorstwa jest kierowanie obiegiem informacji. Grupy informacji w przedsiębiorstwie tworzą spójną całość i są w stosunku do siebie współzależne.

Ze względu na czas przesyłania informacje można podzielić na:

-    informacje bieżące (ciągłe);

-    informacje okresowe: zmianowe, dobowe, dekadowe, miesięczne;

-    informacje problemowe.

Projektowany system komputerowy powinien umożliwiać zbieranie danych oraz obliczanie rzeczywistych kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo, podzielone na działy według obowiązującego i aktualnego schematu organizacyjnego. Przez działy lub wydziały rozumie się wydzielone komórki realizujące poszczególne, wyodrębnione zadania, wynikające z podziału struktury całego przedsiębiorstwa. Przyjmuje się, że schemat organizacyjny jest adekwatny, czyli oddaje rzeczywisty podział na działy realizujące wyodrębnione dla nich zadania.

Prezentowany komputerowy system bieżącej rejestracji zdarzeń ekonomicznych (rys.  na wklejce) realizuje niżej wymienione zadania .

-    Rejestracja składowych kosztów ponoszonych podczas produkcji w oddziałach:

•    kosztów zużytych materiałów z podziałem na części zamienne, materiały wyposażenie, odzież ochronną;

•    kosztów robocizny w poszczególnych oddziałach (pracowników fizycznych, osób dozoru i administracji);

•    kosztów zużycia mediów (energii, wody pitnej, wody przemysłowej i innych);

•    kosztów amortyzacji budowli, maszyn i urządzeń w nich zainstalowanych;

•    kosztów usług własnych i obcych.

-    Określenie kosztów sprzedaży produkcji:

•    kosztów robocizny;

•    kosztów działu ekspedycji;

•    kosztów sprzedaży wagowej;

•    kosztów zużycia energii.

-    Określenie wartości inwestycji rozpoczętych, wartości niematerialnych i prawnych.

-    Bieżąca rejestracja występujących zdarzeń finansowych:

•    rejestracja dokonanej sprzedaży (faktury);

•    rejestracja wysyłanych dokumentów finansowych na pokrycie zobowiązań (materiałowych, budżetowych, wewnętrznych).

-    Rejestracja posiadanego stanu zapasów produktu (np. w kopalni ilość węgla na powierzchni).

Projektant wykonując czasochłonny opis szczegółowy kolejnych operacji na tym etapie mógłby utracić kontrolę nad głównym problemem. Wykonanie opisu ogólnego schematu koncepcji systemu jest istotne z tego powodu, że projektant przedstawiając pewien zakres prac w sposób werbalny, może łatwo ogarnąć całość problemu, co jest istotne podczas prac nad większymi systemami. Wykonanie idei systemu i jej opis jest podstawą do dyskusji z wykonawcą programu (programistą) oraz zarządem, który powinien być zorientowany w kierunku i postępie prac.

Przychody ze sprzedaży. Należy określić dane w pełni charakteryzujące sprzedaż produktu i - o ile jest to możliwe - należy przewidzieć, jakich konfiguracji danych zamawiający może oczekiwać od systemu. Stąd podział na sprzedaż produkcji w kraju, na eksport oraz inny rodzaj sprzedaży usług lub działalności, na przykład wpłaty za dzierżawę obiektów.

Tworzenie zbioru SPRZEDAŻ - "FAKTURY_WŁASNE" Przez tworzenie zbioru SPRZEDAŻ rozumie się opracowanie struktur bazy danych, czyli logiczne ułożenie pól do wprowadzania danych, nadanie im adekwatnych nazw, określenie typu pola oraz ilości miejsc, również dziesiętnych, jeżeli takie mogą wystąpić.

Następnie, znając działy w przedsiębiorstwie, należy określić, kto powinien wprowadzać dane do tej bazy oraz w jaki sposób będzie się to odbywać. W tym przypadku są to: dział zbytu i dział sprzedaży wagowej.

Aktualizacja baz danych. W prezentowanym przykładzie rejestrowane są koszty, stąd istnieje konieczność posiadania w zbiorach aktualnej informacji o przychodach i poczynionych wydatkach. Przewidywana jest więc aktualizacja zbiorów przeprowadzana w sposób ciągły, wykonywana na stanowiskach w komórkach dokonujących tych operacji.

Dlatego też w projektowanym systemie oprócz bazy do zapisu danych o sprzedaży produktu "FAKTURY_WŁASNE" opracowano niżej wymienione:

-    do zapisu faktur przysłanych z innych przedsiębiorstw za dostawy materiałów, mediów i usług "FAKTURY_OBCE";

-    do zapisu informacji o posiadanych aktualnie środkach pieniężnych w kasie OBROTY_GOTÓWKOWE, dokonane wpłaty i wypłaty;

-    do zapisu informacji o posiadanych zapasach produktu, baza AZAPASYA;

-    do zapisu danych o dokonanych wypłatach zobowiązań uzyskanych na podstawie dokonanych zapisów w bazie WYPŁATY_WEWNETRZNE;

-    do zapisu danych o dokonanych wypłatach zewnętrznych wynikających z przepisów AFINANSE_BUDZETA;

-    do zapisu danych o dokonanych rozliczeniach z bankami AFINANSE_BANKA.

Podział zbioru SPRZEDAŻ. W ramach realizowanej sprzedaży produktu, z uwagi na niesolidność kontrahentów, wydzielić należy w bazie danych FAKTURY_WŁASNE faktury zapłacone i faktury nie zapłacone tworzące zbiór NALEŻNOŚCI.

Istotnym składnikiem do podejmowania decyzji przez zarząd są informacje o posiadanych środkach pieniężnych. W celu uzyskania takiej informacji opracowana powinna być baza zawierająca informacje o opłatach i wypłatach dokonanych w kasie przedsiębiorstwa oraz na konta bankowe.

Tworzenie zbioru "FAKTURY_OBCE" Celem dokonania szczegółowej rejestracji wydatków czynionych przez przedsiębiorstwo należy utworzyć zbiór informacji będącej podstawą do dokonania pewnej systematyki kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo. Koszty podzielone zostały na następujące części: media, materiały, wypłaty wewnętrzne, wypłaty zewnętrzne (budżet) oraz rozliczenia z bankami.

Drukowanie zestawień wynikowych. Informacja wynikowa z systemu powinna umożliwiać zarządowi podejmowanie decyzji dotyczących zakupu nowych środków produkcji, inwestycji w budynki lub inne wydatki niezbędne dla rozwoju przedsiębiorstwa.

Wydzielono następujące zestawienia wynikowe:

-    wyniki globalne (przychody i rozchody),

-    wyniki uzupełniające (wartość sprzedaży, zobowiązania, posiadane środki pieniężne).

Zestawienia wynikowe i sposób ich uzyskiwania zostały opisane w następnych podrozdziałach. Opracowanie wstępnej wersji zestawień wynikowych umożliwia projektantowi systemu rozpoczęcie prac nad projektowaniem pozostałych elementów składowych systemu. Omawiane są tu tylko wyżej przedstawione zestawienia wynikowe, może być ich oczywiście więcej i wykonanych w różnych przekrojach informacyjnych. W celu uzyskania zestawień wynikowych muszą zostać opracowane bazy danych zawierające wprowadzaną do nich systematycznie informację po każdej dokonanej transakcji. Na podstawie treści zaproponowanych zestawień wynikowych wydzielone zostały bazy danych niżej opisane.

Ułatwienie zarządzania poprzez dostarczanie informacji

Celem uzyskania pełnej informacji o wysokości kosztów ponoszonych w poszczególnych komórkach organizacyjnych przedsiębiorstwa konieczne jest rejestrowanie powstających zaszłości ekonomicznych, czyli bieżące rejestrowanie składowych kosztów ponoszonych w ramach całkowitej działalności przedsiębiorstwa i jego składowych. Część pierwsza systemu dotyczy operacji finansowych przedsiębiorstwa.

Sprzedaż produktu lub usług. Ta część podsystemu oparta jest o rejestrację wystawionych faktur, które tworzą zbiór FAKTURY współpracujące z bazami: KONTRAHENT i BANK. Bazy te zawierają informacje o wysokości dokonanej sprzedaży, odbiorcach i kontach, w bankach na które mają wpłacać należności. Zbiór ten zawiera również zapisane faktury obce, dotyczące dostawców i ich kont bankowych, na które są realizowane zapłaty odbiorcy. Rozliczenia dotyczące sprzedaży powiązane są z bazą ZAPASY, w której na bieżąco rejestruje się wysokość posiadanych zapasów produktów.

Rozliczenia dotyczące dostawców powiązane są z bazą danych STAN_MAGAZYNU, w której zapisywane są aktualne stany posiadanych zapasów materiałowych po uwzględnieniu dostaw (dowody Pz) oraz pobrania (dowody Rw) przez poszczególne oddziały.

Rozliczanie zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego, ZUS itp., wynikających z przepisów podatkowych, następuje w oparciu o niżej wymienione bazy danych:

-    FIN_BANK (finanse bank), w której rejestrowane są zdarzenia ekonomiczne wynikające z pobranych kredytów, płatności dostawców oraz odbiorców realizowane przez banki;

-    FIN_BUDZET (finanse budżet), w której rejestrowane są zdarzenia ekonomiczne wynikające z wyznaczonych zobowiązań wobec Skarbu Państwa, ZUS, firm ubezpieczeniowych itp.;

-    FIN_WEW (finanse wewnętrzne), w których rejestrowane są dokonywane wypłaty wewnętrzne przedsiębiorstwa (pracownikom własnym i obcym, zatrudnionym okresowo).

Na podstawie wyżej wymienionych baz danych i informacji w nich zapisanych możliwe jest drukowanie zestawień wynikowych o aktualnym stanie finansowym przedsiębiorstwa:

-    wysokości posiadanych środków pieniężnych na kontach bankowych i w kasie, aktualnej wysokości zadłużenia;

-    uzyskanych dochodach (wpłatach) ze sprzedaży produktów, należnościach u odbiorców;

-    stanie uregulowanych zobowiązań za dostawy mediów i materiałów;

-    stanie uregulowanych i zaległych zobowiązań do budżetu;

-    rachunku wyników;

-    rachunku przepływów finansowych;

-    wybranych wskaźnikach ekonomicznych obrazujących stan finansowy przedsiębiorstwa.

Sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem wymaga dostarczania ciągłej i syntetycznej informacji w określonym czasie dla poszczególnych stanowisk kierowniczych i zarządu przedsiębiorstwa. Przez ciągłość rozumie się dostarczanie informacji syntetycznej w postaci odpowiednio zaprojektowanych zestawień wynikowych, w których uwzględnia się dane od początku roku.

Dla realizacji poprawnego zarządzania przedsiębiorstwem istotne są informacje o:

-    wielkości uzyskanych przychodów od początku roku;

-    wielkości produkcji sprzedanej oraz wielkości posiadanych zapasów;

-    kosztach uzyskania przychodów i ich składowych (koszty wytwarzania, zarządu i administracji);

-    wysokości posiadanych funduszów do dyspozycji zarządu przedsiębiorstwa;

-    wysokości zrealizowanych i zaległych zobowiązań;

-    stopniu wykorzystania przyznanych środków w poszczególnych pionach, działach i oddziałach.

Informacje podstawowe powinny być uzupełnione wybranymi wskaźnikami, które charakteryzują przedsiębiorstwo w porównaniu z innymi w danej branży.

Zarządzanie poprzez limitowanie wydatków

Każdy pion, dział lub oddział wyróżniony w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa ponosi określone koszty w zakresie: robocizny, materiałów, usług obcych (innych oddziałów lub zakładów). Stąd też w prezentowanym tu systemie zastosowana została metoda rejestracji ponoszonych kosztów w każdym miejscu, w którym realizowana jest produkcja.

W przypadku materiałów rejestrowane są:

-    koszty zużytych materiałów z podziałem na: media (energia elektryczna, woda pitna, woda przemysłowa, gaz energetyczny, sprężone powietrze), materiały różne, odzież ochronną i części zamienne;

-    wykorzystanie przyznanych limitów kwot na zużycie materiałów;

-    wskaźnikowe zużycie materiałów na przyjętą jednostkę produkcji (w niniejszej pracy posłużono się przykładem kopalni węgla kamiennego - przyjęto 1000 ton wydobycia urobku brutto).

Takie podejście do rejestracji kosztów zużytych materiałów umożliwia kierownictwu (zarządowi) dokonanie bieżącej analizy kosztów zakupów i zużycia materiałów oraz korygowanie poziomu zapasów materiałowych, a także łatwe uzyskanie informacji o miejscu przekroczenia kosztów w strukturze przedsiębiorstwa.

Natomiast koszty robocizny wyznaczane są dla każdego pionu, działu i oddziału w oparciu o informacje zapisane w opracowanych bazach danych.

Jak wynika z wcześniejszych rozważań, realizowane są podstawowe dwie grupy obliczeń:

1)    obliczenie całkowitych kosztów ponoszonych w każdej z cząstkowych elementów stanowiących część przedsiębiorstwa,

2)    obliczenie kosztów i uzyskanych przychodów globalnych przedsiębiorstwa.

Opracowany i prezentowany komputerowy system REJKIW realizuje niżej wymienione funkcje.

Wprowadzanie informacji do baz danych i ich przechowywanie. W ramach prac nad systemem opracowano szereg struktur baz danych w celu zebrania i zapisania danych niezbędnych do realizacji poszczególnych zadań. Głównym zadaniem systemu jest wyznaczanie kosztów uzyskania przychodów oraz określenie kosztów wykonania produkcji lub usług w zakładzie lub w danej części zakładu produkcyjnego w czasie rzeczywistym.

Obliczanie kosztów robocizny. Kwoty wypłacane wszystkim zatrudnionym pracownikom rejestrowane są w bazie WYNAGRODZENIA. W bazie tej zapisywane są wszystkie kwoty wypłacone pracownikom łącznie z kwotami obciążeń wynikających z podatku od osób fizycznych oraz składki ZUS. W tej części również rejestrowane są wydatki związane z przyznanym funduszem socjalnym przedsiębiorstwa w celu realizacji funkcji kontrolnej nad podziałem funduszu (FUNDUSZ_SOCJALNY).

Natomiast pełną informację o zatrudnionych w przedsiębiorstwie i nowo przyjętych pracownikach zawiera trzecia baza - PRACOWNICY. Jest to baza rozbudowana, umożliwiająca użytkownikowi wpisanie wielu danych w różnych grupach tematycznych.

Wyznaczanie kosztów pobranych materiałów. Problem zaopatrzenia i rozliczania zużytych materiałów w dużych przedsiębiorstwach jest złożony. Tradycyjna realizacja zaopatrzenia spowodowała powstanie rozbudowanych osobowo działów w pionie dyrektora ds. ekonomicznych, któremu podlegają służby zaopatrzeniowe i magazyny.

Dlatego opracowano już standardowe programy zmierzające do kompleksowej automatyzacji prac związanych z tymi operacjami, takie jak:

-    bieżąca aktualizacja stanów ilościowych i wartościowych materiałów w magazynach,

-    wykorzystanie przyznanych limitów na materiały,

-    bieżąca aktualizacja braków w zaopatrzeniu materiałowym,

-    określenie ponoszonych nakładów na zakup materiałów,

-    wyznaczanie wskaźników zużycia materiałów w poszczególnych działach lub oddziałach przedsiębiorstwa.

Określenie kosztów inwestycji i usług. Kolejnym elementem składowym kosztów są wykonywane roboty inwestycyjne oraz usługi na rzecz działu (oddziału) podstawowego przez inne działy (oddziały) tego samego przedsiębiorstwa lub firmy zewnętrzne. W tym celu utworzona została baza USŁUGI, w której zapisywane są wykonane roboty związane z utrzymaniem produkcji (ustawianie maszyn, zbrojenia, wymiana środków trwałych i inne).

Wyznaczanie kosztów produkcji. Dzięki posiadanym informacjom zapisanym w wymienionych wcześniej bazach możliwe jest wyznaczanie globalnych i jednostkowych kosztów produkcji w przedsiębiorstwie jako całości lub w jego części.

Koszty globalne są sumą kosztów: robocizny, materiałów oraz usług.

Część druga systemu dotyczy wyliczenia, a następnie wydawania informacji zbiorczej

o ponoszonych kosztach w postaci zestawień wynikowych:

-    w oddziałach produkcyjnych i usługowych,

-    w działach zajmujących się sprzedażą produktu i usług (dział zbytu, marketingu),

-    w zarządzie (wynagrodzenia, materiały, wyposażenie),

-    w administracji kopalni (wynagrodzenia, pobierane materiały, zużywane wyposażenie),

-    w zamówionych i zrealizowanych umowach na usługi obce według ich rodzaju.

System umożliwia również uzyskanie informacji o stanie majątku trwałego:

-    aktualnej wartości netto środków trwałych,

-    wysokości odpisów amortyzacyjnych od początku roku,

-    wysokości nakładów na zakup środków trwałych oraz ich wytworzenie,

-    wysokości nakładów na zakup wartości niematerialnych i prawnych.

Reasumując, celem zaprojektowanego systemu informatycznego dla przedsiębiorstwa jest:

-    drukowanie zbiorczej informacji o aktualnym stanie finansowym przedsiębiorstwa w czasie rzeczywistym, czyli w momencie kiedy zażąda informacji o pewnym przekroju zarząd przedsiębiorstwa;

-    udzielenie informacji o zakładanych i zrealizowanych przepływach finansowych w przedsiębiorstwie;

-    udzielenie informacji o wysokości kosztów produkcji w stosunku do uzyskanej wielkości produkcji w skali przedsiębiorstwa, jak również w poszczególnych oddziałach produkcyjnych;

-    określenie wielkości procentowego wykorzystania przyznanych kwot pieniężnych w ramach zaplanowanych operacyjnych budżetów wydzielonych jednostek według schematu organizacyjnego przedsiębiorstwa, uwzględniających takie składniki, jak: media, materiały, wynagrodzenia, usługi oraz zakupy wynikające z odpisów amortyzacyjnych;

-    wskaźnikowe zobrazowanie postępu w restrukturyzacji przedsiębiorstwa.

Podobne prace

Do góry