Wszystkie ważniejsze osoby przybywające do szefa kontaktują się przede wszystkim z sekretarką. Jej zewnętrzny wygląd, sposób bycia, znajomość organizacji i załatwianych spraw dużo mówią również o całej instytucji. Jednym z ważniejszych zadań sekretarki jest zatem, uprzejme i życzliwe traktowanie interesanta, który od momentu przekroczenia progu instytucji aż do chwili jej opuszczenia powinien wyczuwać życzliwe zainteresowanie swoją osobą.

Podejmując rozmowę z interesantem sekretarka jest uprzejma i unika najmniejszych nieporozumień

 

Interesant zapowiedziany

Po wejściu interesanta sekretarka przestaje pisać na maszynie, odkłada długopis lub stara się szybko skończyć prowadzoną rozmowę telefoniczną i spoglądając na przybyłą osobę uprzejmym głosem zapytuje "Czym mogę służyć?". Po ustaleniu nazwiska interesanta zapowiedzianego prosi o zajęcie miejsca, następnie dyskretnie informuje szefa o przybyciu uprzednio uzgodnionej osoby. Po otrzymaniu sygnału od szefa sekretarka zaprasza interesanta do gabinetu, otwierając drzwi, które następnie zamyka

 

Interesant niezapowiedziany

 

Sekretarka ustala nazwisko i sprawę, w jakiej interesant chce rozmawiać, następnie, chroniąc czas szefa, zastanawia się, który pracownik jest kompetentny do załatwienia tej sprawy.

Jeżeli szef będzie zainteresowany sprawą i wyrazi chęć przyjęcia interesanta, obowiązkiem sekretarki jest zaproponowanie takiego terminu, który nie spowoduje "nałożenia się" wizyt, co w konsekwencji zmusiłoby uprzednio uzgodnionych interesantów do długiego oczekiwania w sekretariacie. Następnie informuje niezapowiedzianego interesanta, kiedy i o której godzinie będzie przyjęty.

Jeśli jednak sekretarka dojdzie do przekonania, że szef nie jest zainteresowany sprawą, skieruje interesanta od razu do właściwego pracownika, niezależnie od jego nalegań.