Ocena brak

KONTAKTY INSTYTUCJONALNE Z DZIENNIKARZAMI ORAZ ORGANIZACJA IMPREZ SPECJALNYCH - KONTAKTY BEZPOŚREDNIE Z MEDIAMI

Autor /MrBean Dodano /12.04.2013

Jedną z takich publiczności są dziennikarze. Ich rola jest o tyle ważna, że stanowią nie tylko część opiniipublicznej, jak każdy członek danej społeczności, ale są również pośrednikiem między organizacją a innymi grupamiludzi. Z dziennikarzami można utrzymywać kontakty pisemne lub bezpośrednie. Służą temu konferencje prasowe.

Konferencja reporterska jest konferencją prasową, zwołaną w celu przedstawienia aktualnych faktów. Jej tematemmoże być na przykład poinformowanie o podpisaniu poważnego kontraktu lub ogłoszenie dużego projektu inwestycyjnego.Briefing to konferencja prasowa, która wyjaśnia kontekst i spodziewane konsekwencje określonych wydarzeń.Zwoływana jest w celu przedstawienia dodatkowych faktów, które mogą zapewnić pożądaną interpretację głównegowydarzenia.

W takiej konferencji uczestniczą dziennikarze-fachowcy w danej dziedzinie. Briefing ma przede wszystkim charakterfachowej dyskusji, nie jest jedynie przekazywaniem suchych aktów, jak w przypadku konferencji reporterskiej.Przyjęcie prasowe jest wykorzystywane przede wszystkim w celu pozyskania przybyłych dziennikarzy na rzeczokreślonego przedsięwzięcia. Przedstawia się na nim fakty, które nie muszą nosić znamion nowości, jak w przypadkupoprzednio wymienionych typów konferencji, ale ukazują przedsiębiorstwo w korzystnym świetle. Przyjęcie prasowe możebyć organizowane na przykład z okazji wejścia firmy na nowy rynek, wprowadzenia nowego towaru lub usługi, wyborunowego zarządu przedsiębiorstwa, rocznicy powstania firmy itp.

Media tours nie są typowymi konferencjami prasowymi, chociaż ich istotą jest również bezpośredni kontakt zdziennikarzem. Są to wizyty w redakcjach zainicjowane przez samą organizację. W takiej rozmowie uczestniczyzazwyczaj redaktor naczelny lub dziennikarz odpowiedzialny za dany dział czy temat, który ma okazję uzyskaćodpowiedź na nasuwające się pytania. Czas przeznaczony na wizytę w danej redakcji wynosi około godziny. Jednak,aby dziennikarze zgodzili się na takie spotkanie, trzeba móc zaprezentować im ciekawa informacie.Przygotowania do konferencji prasowejPrzygotowanie konferencji prasowej wiąże się z odpowiednimi kosztami (zależnymi od wielkości i rozmachuimprezy) oraz dużym wkładem pracy. Etapy przygotowania konferencji prasowej są stałe i obejmują wykonanie wieluzadań. Szczegółowe zadania zależą od warunków i typu konferencji (na przykład czy będzie to krótkie spotkanie zwybranymi dziennikarzami na terenie firmy, czy duża konferencja dla większości mediów połączona z lunchem).

W trakcie przygotowywań do konferencji prasowych należy przestrzegać następujących zasad:Zaproszenia na konferencję nie powinny być wysyłane na nazwisko redaktora naczelnego czy adres redakcji.Korespondencja powinna być kierowana do dziennikarza, którzy zajmuje się problematyką dotyczącą firmy.Termin konferencjiNależy sprawdzić, czy planowany termin konferencji nie koliduje z ważnymi wydarzeniami, które przyciągną uwagędziennikarzy. Co do wyboru dnia tygodnia, jest to sprawa dowolna, choć zaleca się unikać weekendu (dziennikarze, naktórych nam zależy, mogą wtedy nie pracować).

Panuje pogląd, że dobrym dniem tygodnia na przeprowadzeniekonferencji jest czwartek, ponieważ piątkowe wydania gazet są zazwyczaj bardziej obszerne oraz wydane w większymnakładzie, dzięki czemu informacja z konferencji może być dłuższa i dotrze do większej liczby odbiorców.Godzinę zwołania konferencji trzeba uzależnić od dnia pracy dziennikarza, tak aby dziennikarz zdążył przybyć poporannej odprawie w redakcji lub by miał czas na opracowanie tekstu informacyjnego przed zamknięciem numeru. Jeślitemat konferencji dotyczy wydarzenia bardzo ważnego dla społeczności, relacja radiowa z konferencji może pojawić się wnajbliższych wydaniach informacji. Dlatego warto wziąć pod uwagę godziny nadawania dzienników radiowych orazinformacji dzienników telewizyjnych.Sala konferencyjna

Pomieszczenie właściwe do przeprowadzenia konferencji powinno być położone w takim miejscu, aby nie dobiegałodo niego zbyt wiele dźwięków z zewnątrz. Dlatego należy sprawdzić, czy jest ono usytuowane z dala od trzaskającychdrzwi windy, ruchliwych ciągów komunikacyjnych Nie powinno ono również znajdować się na parterze, abyprzypadkowe osoby nie usłyszały przez otwarte okna informacji, które nie zawsze są przeznaczone do publicznejwiadomości.

Materiały dla dziennikarzyCennym udogodnieniem dla dziennikarzy jest możliwość skorzystania z telefonu czy faksu, dlatego warto zadbać, abyoprócz sprzętu nagłaśniającego na sali konferencyjnej znajdowało się ciche pomieszczenie z aparatem telefonicznym ifaksowym, aby dziennikarze mogli od razu nadać wiadomość.

Komunikat prasowy dotyczący prezentowanego wydarzenia nie powinien przekraczać dwóch stron. Dziennikarzotrzymuje go wraz z całym zestawem informacji o firmie (backgrounder) przygotowanych dla potrzeb dziennikarza. Tumogą również znaleźć się materiały promocyjne. Nie należy zapomnieć o podaniu imienia i nazwiska osoby, która możeodpowiedzieć na ewentualne pytania po konferencji.Podstawowe błędy związane z konferencjami prasowymi

Organizowanie konferencji wymaga dużego doświadczenia, ponieważ każde spotkanie z dziennikarzami możezaskoczyć organizatorów najmniej przewidywalnymi wydarzeniami. Jednak podstawowych błędów można uniknąć. Należądo nich.

1.Przeoczenia w podawaniu wszystkich potrzebnych informacji organizacyjnych lub wręcz celowo niejasne określaniecelu i tematów.

2.Zbyt późne powiadomienie o terminie spotkania; może to być potraktowane jako działanie celowe bądź jakoprzeoczenie. Jeśli tak się zdarzy, należy za to przeprosić osobę zaproszoną. Najwcześniej zawiadamia się ważnych dlafirmy gości przedstawicieli władz lokalnych), gdyż zwykle mają oni zapełniony terminarz na wiele dni wcześniej.

3.Przekroczenie 10-15 minut dopuszczalnego rozpoczęcia konferencji. Dziennikarze nie powinni czekać nagospodarza.

4.Wysyłanie zaproszeń do agencji prasowych, jeśli temat jest lokalny i mało interesujący dla szerokiego, po -nadregionalnego odbiorcy. Agencje mogą zainteresować się wydarzeniami lokalnymi, jeśli są one wyjątkowo interesujące,nowe lub modne.

5.Zbyt długie wprowadzenie na początku konferencji. Nie powinno ono zajmować więcej niż 5 minut, a informacje ozasadniczym temacie nie powinny zająć prowadzącemu dyskusję więcej niż 10 minut. Najwięcej czasu należy pozostawićdziennikarzom na zadawanie Pytań.

6.Ustne przekazywanie tych samych wiadomości, które dziennikarze dostali w tzw. teczce prasowej.

7.W sprawach szczegółowych powinni wypowiadać się fachowcy. Błędem jest stosowanie zbyt długich wstępów wwypowiedziach, a także przytaczanie ogólnych poglądów zamiast istotnych faktów.

8.Nie należy przekazywać jednocześnie zbyt wielu informacji i materiałów, gdyż wówczas nie wszystkie treści mogązostać zauważone. Również dysponowanie zbyt małą ilością informacji zaszkodzi w kontaktach z mediami, gdyż zniechęcidziennikarzy do przyjścia na następną konferencję. Jeżeli celem konferencji jest podtrzymanie kontaktów z dziennikarzami,to lepiej zorganizować wizytę organizacyjną pojedynczych dziennikarzy lub przesłać im gotowe teksty.

9.Żądanie jeszcze przed konferencją zapewnienia od redakcji, gdzie, kiedy i jak obszerne będą sprawozdania zkonferencji oraz przekazania w ciągu dwóch dni egzemplarza z wydrukowanym sprawozdaniem.

10. Przesada w pozytywnym przedstawianiu się organizatora spotkania poprzez nagromadzenie zwrotów„największy", „najlepszy"), co podważa wiarygodność informatora. Dziennikarze nieufnie podchodzą do zamiany konferencjiw spektakl marketingowo-promocyjny.

11. Zapominanie o zaproszeniu niektórych mniej ważnych lub bardziej krytycznych redakcji. Aby uniknąć tego błędunależy prowadzić kartotekę dziennikarzy uporządkowaną według działów oraz innych kryteriów.

Podobne prace

Do góry