Ponieważ kierownik nie jest w stanie panować nad wszystkimi sprawami, którymi kieruje, w dużej jednostce organizacyjnej, powołuje się dlatego specjalnie dla obsługi kierownika wydzieloną jednostkę lub stanowisko pracy o nazwie sekretariat, wydział lub biuro. Rolą tego stanowiska jest:

- zbieranie materiałów w zainteresowanych sprawach

- przygotowanie decyzji pod względem formalnym i technicznym

- informowanie kierownika o stanie wykonania decyzji

- bezpośrednia pomoc kierownikowi w organizowaniu jego pracy

Funkcje pomocnicze kierownika, które wchodzą w skład gabinetu kierownika:

1. Służba prasowa. Adm. obciąża sprawozdawczość publiczna (jawność posiedzeń, sprawozdania radnych wobec wyborców, obowiązek uzasadniania decyzji), która może się posłużyć telewizją, radiem i prasą.

2. Służba sekretarska. Prowadzi ją zazwyczaj sekretariat lub kancelaria. Komórka ta zajmuje się sprawami związanymi bezpośrednio z pracą kierownika. Pracownik sekretariatu musi być wykwalifikowany, by prawidłowo wykonywać swą pracę. Kieruje on dane sprawy od kierownika do kompetentnej komórki, współorganizuje czas kierownika, przygotowuje pisma, organizowanie biegu pism związanych z jego pracą.

Sztab - jedna z form organizacyjnych wykonywania zadań doradczych i przygotowawczych.

Jedną z cech prawidłowego działania adm. jest sprawność i konsekwencja. Takie działanie musi być przemyślane i przygotowane.

Sztab to jest właśnie komórka, która ma za cel przygotowanie organizacji pracy każdego rodzaju, rozpatrywanie różnych wariantów drogi do osiągnięcia celu. Nie zawsze jest sztab wyodrębniony w organizacji. Zazwyczaj sztab jest komórką krótkotrwałą, np. komisje, zespoły, czy nawet konferencje zwoływane przez organy adm. Można jednak orientacyjnie ustalić reguły pracy komórki sztabowej:

- zbieranie informacji niezbędnych do opracowania rozstrzygnięć

- opracowanie realnie możliwych wariantów prowadzenia sprawy

- zwrócenie uwagi osobie czy zespołowi, powołanych do wydania decyzji, na problemy jakie może nasunąć wykonanie planu działania

- kontrola wykonania zamierzenia

Sztab pojawia się tam, gdzie praca musi być uprzednio przemyślana, przygotowana dokładnie i udokumentowana. Komórka ta jest komórką przygotowującą rozstrzygnięcie, jest więc organem pomocniczym jednostek decydujących, ona ma radzić, a nie decydować.