Ocena brak

Zasady organizacji pracy biurowej

Autor /Stachu Dodano /12.08.2011

W nowoczesnym ujęciu praca biurowa utożsamiana jest z organizacją obiegu informacji, która jest podstawą podejmowania prawidłowych decyzji w procesie zarządzania.

Niedocenianie problematyki organizacji i techniki pracy biurowej, przez kadrę kierowniczą różnych szczebli zarządzania, prowadzi do nadmiernego rozbudowania aparatu administracyjnego, co jest bardzo kosztowne i nieracjonalne. Rozbudowanie aparatu administracyjnego ponad uzasadnione potrzeby powoduje przede wszystkim „przewlekłe” załatwianie spraw i niepodejmowanie w odpowiednim czasie decyzji.

Udoskonalenie procesu zarządzania wymaga, więc zastosowania nowoczesnych metod techniki i organizacji pracy biurowej i nowoczesnego sprzętu technicznego. Takie podejście do organizacji i techniki pracy biurowej wymaga z kolei wysokich kwalifikacji zawodowych wszystkich pracowników administracyjnych.

Eksponując przede wszystkim rolę usługową administracji należy mieć na uwadze przedmiot tej usługi, to jest informację.

Zatem czynności biurowe można zdefiniować, jako czynności występujące w toku obiegu informacji. Od tych czynności zależy jakość informacji i sprawność procesu zarządzania, nie można, więc oddzielić czynności biurowych od funkcji zarządzania.

Obecnie „biuro” to nie jest wyodrębniony zespół komórek pomocniczych (kancelaria, księgowość, itp.), ale ogół komórek organizacyjnych składających się na rozbudowaną strukturę zarządzania. W ramach tej struktury następuje specjalizacja zarówno tradycyjnych jak i nowoczesnych funkcji zrządzania (marketing, sterowanie zapleczem naukowo-technicznym, itp.).

Wysokie wymagania w zakresie sprawności systemu zarządzania stawiane każdej firmie wiążą się bezpośrednio z warunkami pracy dyrektorów. W tych nowych warunkach dyrektor nie powinien poświęcać tak dużo czasu czynnościom typowo administracyjnym większym stopniu powinien korzystać z pracy sekretarskiej.

Sekretariat to ważne ogniwo w działalności każdej firmy. Od sekretariatu zależą warunki w jakich dyrektor pracuje i podejmuje decyzje. Do sekretariatu trafiają z reguły informacje, na podstawie których dyrektor podejmuje decyzje, wydaje polecenia i dyspozycje.

Celem sekretariatu jest współudział w całym procesie zarządzania firma przez dyrektora. Począwszy od planowania czasu pracy dyrektora poprzez organizowanie pracy własnej i dyrektora, co ma duży wpływ na skuteczność zarządzania, kończąc na systematycznym kontrolowaniu terminów wykonania zadań, tak istotnych jak szybkości obiegu informacji i szybkości podejmowania decyzji.

Organizacja pracy wpływa w decydujący sposób na warunki pracy dyrektora. Znajomość i wykorzystanie szeregu zasad i metod organizacji i prakseologii to właśnie sprawność organizacyjna sekretariatu.

Podobne prace

Do góry