Ocena brak

Założenia pracy kancelaryjnej

Autor /Stachu Dodano /12.08.2011

Aby mieć jasność co do praktycznego biegu sprawy, należy sporządzić schemat biegu wpływającego dokumentu. Schemat, którego każdy punkt powinien być w drobiazgach rozważony i zamknięty w regulaminie pracy kancelaryjnej.

1. Przyjęcie wpływu (kto odbiera pocztę w urzędzie?)

2. Zarejestrowanie wpływu i rozsortowanie wstępne wpływów. Jest to sprawa techniczna. Mamy trzy warianty organizowania biegu i rejestracji spraw:

- system dziennikowy, najpierw dokument wpływa do kancelarii ogólnej (rejestracja w dzienniku specjalnym), potem w komórce wewnętrznej jest rejestrowana w dzienniku rejestracyjnym tej komórki. W tymże dzienniku jest rejestrowana każda zmiana posiadacza akt.

- system bezdziennikowy, rejestracja wpływu jest dokonywana na wpływającym dokumencie, następnie już w kancelarii rzeczowo właściwej komórki nadawany jest, bez rejestracji, numer dokumentacji i kierowany jest do właściwego referatu.

- system mieszany, oparty jest o założenia systemu bezdziennikowego, z tym jednak, że wyodrębnione komórki wewnętrzne prowadzą rejestrację wpływów przed przekazaniem ich referentowi.

3. Kontrola biegu sprawy oraz interwencje w jednostkach, które otrzymały dokument, w przypadku gdy merytoryczne jego załatwienie przedłuża się. Tu należy zastosować zasady:

- kontrolę nad obiegiem spraw sprawuje komórka prowadząca kancelarię jednostki adm.

- wyjście dokumentu sprawy nie załatwionej poza organ jest rejestrowane, z zaznaczeniem terminu niezbędnego powrotu sprawy

- powrót dokumentu jest rejestrowany jako nowy wpływ

4. Ekspedycja dokumentu

5. Przekazanie akt sprawy, bądź to na powrót do referatu, bądź też do składnicy akt. Ważną sprawą jest archiwizowanie akt spraw zamkniętych (decyzję o zamknięciu sprawy wydaje referent tej sprawy). Akta spraw są przekazywane do składnicy akt. Tam są one pogrupowane następująco:

- akta o wartości historycznej lub przeznaczone do wieczystego przechowywania

- akta nie posiadające wartości historycznej, o różnym okresie przechowywania

- materiały, które po czasowym przechowywaniu podlegają ponownej ekspertyzie co do ich ważności

Podobne prace

Do góry