Ocena brak

ŚRODKI JĘZYKOWE JAKO CZYNNIKI KOMUNIKACJI PRZEDSIĘBIORSTWA Z OTOCZENIEM - WYBRANE PISEMNE FORMY KOMUNIKACJI FIRMY Z OTOCZENIEM

Autor /MrBean Dodano /12.04.2013

O skuteczności przekazu decyduje nie tylko zastosowanie odpowiednich technik i chwytów, lecz także wybrana formakomunikatu.Najpopularniejsze są pisemne i ustne formy komunikowania.Najbardziej rozpowszechnione formy pisemne przedstawia schemat 25.Materiały pisane i powieloneDo pisemnych form komunikowania zaliczamy m.in.: komunikaty prasowe, backgrounders, broszury, ulotki. Można jeumieścić w jednej oprawie (teczce firmowej lub katalogu) - utworzą wtedy tzw. press kit, czyli zestaw materiałówprasowych.

Najczęściej rozdawane są na konferencjach, niekiedy wysyłane pocztą do ważniejszych klientów, redakcjiInformacja prasowa czyli press releasesPress releases (news releases, relacje prasowe, komunikaty prasowe) to krótkie materiały, których celem jestrozpowszechnianie informacji w formie gotowej do publikacji.Informacje prasowe muszą być opracowane bardzo starannie pod względem merytorycznym i poprawnościowym. Musząstanowić samodzielne materiały, tak aby w razie potrzeby mogły stanowić teksty redakcyjne gotowe do natychmiastowegowykorzystania bez ingerencji redakcji. Język informacji winien być zrozumiały dla każdego dziennikarza, nawetniespecjalisty. Unikać należy zatem żargonu technicznego, ale też poprawnie stosować terminologię techniczną i ekonomiczną.

Komunikat powinien być skonstruowany według zasad tworzenia informacji, ponieważ zwiększa to szansę jegopublikacji. Najważniejszą sprawą jest w tym przypadku takie konstruowanie komunikatu, aby najważniejsze informacjeznajdowały się na początku tekstu, a następne były uszeregowane w kolejności według swojego znaczenia. W takimukładzie najważniejsze jest pierwsze zdanie, tzw. lead, które winno zawierać główne dane (kto, co, gdzie, kiedy,dlaczego). Lead powinien być przy tym lapidarny i zaciekawiający.Informacje prasowe powinny jednoznacznie wskazywać, kto jest nadawcą komunikatu. Prawidłowe komunikatyprasowe mają podaną datę powstania oraz zawierają wskazówkę, gdzie dziennikarz może otrzymać dodatkowe dane,jeżeli informacja go zainteresuje, a okaże się niewystarczająca (adres, nazwisko, telefon).BackgroundersJest to przedstawienie najważniejszych informacji o firmie, zawarte najwyżej na kilku stronach.

W zakres takiegomateriału informacyjnego może wejść np.: opis działalności firmy, najważniejsze osiągnięcia, krótki rys historycznyBackgrounders może przypominać komunikat prasowy, bądź mieć bardziej rozbudowaną formę narracji.Backgrounders nie jest tworzony z myślą o publikacji w mediach w całości. Jego rola to uzupełnienie wiedzydziennikarza oraz stworzenie podstawy informacyjnej, która będzie mogła być wykorzystana w późniejszych artykułach prasowych.

Biogram

Zawiera najważniejsze dane osobowe konkretnej osoby, przedstawione w zwięzłej formie. Jego forma może być różna- od przedstawienia podstawowych funkcji, wy ksztalcenia lub nagród, po opisową formę życiorysu. Zaleca się dołączyć doniego profesjonalnie wykonane zdjęcie (tradycyjne tzw. paszportowe lub naturalne, podczas wykonywania obowiązków czyw czasie neutralnej sytuacji z życia prywatnego 8.Artykuł promocyjny

Zbliżony jest w formie do backgroundersów, jednak w odróżnieniu od komunikatu prasowego jest to artykułpublicystyczny. Ukazuje się on w prasie jako tzw. materiał sponsorowany, czasami z nagłówkiem „Promocja".

Przykładem takiego artykułu jest materiał przygotowany przez komórkę PR sieci telefonii komórkowej PLUS GSM,dotyczący otrzymanej Nagrody Stowarzyszenia GSM (GSMAssociation), przyznawanej corocznie w czterech kategoriach podczas Światowego Kongresu GSM w Cannes w kategorii„Najlepszy Nowatorski Produkt lub Usługa GSM". Nagrodą tą uhonorowano firmę za wprowadzony we wrześniu 1999 r.Program Obsługi Klientów Niesłyszących i Niedosłyszących. Materiał ten opublikowany został w Press Media, Reklama,Public Relations nr 3(50), 15 III 2000- 4 IV 2000.

Do specjalnych form artykułów można zaliczyć:

- artykuł podpisany (byliner): to rodzaj artykułu, który ma zamieszczony na końcu podpis prezesa firmy, nawet jeślinie został on przez prezesa napisany. Metodę tę stosuje się w takich przypadkach, gdy artykułowi trzeba dodaćautorytetu i powagi.

- artykuły przeglądowe: przedstawiają ogólnie sytuację w danej branży.

- artykuły faktograficzne: opisują sytuację w danym przedsiębiorstwie.

- studium przypadku (case study): to analiza danego zjawiska czy problemu. Tematem studium przypadku możebyć również skuteczne użycie produktu firmy z jednoczesną informacją, w jakich warunkach i sytuacjach ten produktmoże być stosowany.

Foldery, broszury, informatory

Forma tego typu wydawnictw zależy od aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Mogą to być przewodniki dlapracowników ze szczegółowym opisem firmy, broszury dotyczące spraw społeczności, w której działa przedsiębiorstwo,broszury dla dealerów, a także tzw. press book, czyli wydawnictwa książkowe zawierające pełną informację o firmie wraz zwycinkami prasowymi.

Broszury

Broszury należą do najczęściej stosowanych instrumentów public relations zarówno w przypadku przedsiębiorstw, jak iorganizacji non-profit (niegospodarczych).Do pierwszej grupy zaliczamy na przykład broszury wydawane przez banki. Treścią tych publikacji jest oferta usługbanku, wskazówki dotyczące na przykład korzystania z bankomatów, założenia konta osobistego.

Treść, profil i układ broszury powinien być dostosowany do celu, jaki chcemy osiągnąć w przypadku wybranej grupydocelowej. Główne intencje, którym można pod porządkować dobór treści i argumentów, to: kompetencje, tradycyjność lubnowoczesność, stabilność, rzetelność, znaczenie rynkowe, społeczne, gospodarcze, społeczne uznanie.Broszury są rozprowadzane podczas wystaw, targów, wśród gości firmy zainteresowanych przedsiębiorstwem. Układtreści publikacji powinien umożliwiać błyskawiczną orientację w całości problematyki i znalezienie interesujących czytelnikatreści. Można to osiągnąć przez odpowiedni podział tekstu dzięki rozdziałom czy śródtytułom).

Na końcu umieszczamy adres kontaktowy, ponieważ głównym zadaniem broszury jest kształtowanie wizerunku firmy i wspieraniekomunikacji między przedsiębiorstwem a jego otoczeniem.Broszury powinny zatem sprzyjać wytworzeniu się więzi emocjonalnej między czytelnikiem a przedstawianą organizacją.Winny brać pod uwagę również jego potrzeby, dlatego należy zwrócić uwagę na ich rzeczowość i dobór danychpod względem ich użyteczności dla czytelnika.Biuletyny wewnętrzne i zewnątrz firmoweBiuletyny mogą być przygotowywane dla osób z otoczenia zewnętrznego (prasy, klientów lub mieć formę gazetkizakładowej dla pracowników.

Podstawową regułą, która decyduje o formule biuletynów wewnątrzfirmowych jest wymóg lokalności. Skierowane sąbowiem do pracowników organizacji i przedstawiają to, co jest im najbliższe, najważniejsze wydarzenia z życiafirmy, wyniki produkcyjne, relacje z imprez firmowych oraz informacje towarzyskie. W przypadku firm wchodzących wskład międzynarodowych korporacji zasada lokalności również obowiązuje. Dla pracowników pisze się o tym, co jest dlanich najważniejsze i co ich najbardziej dotyczy. W tym przypadku wszystkie biuletyny lokalne łączy wspólna formagraficzna odpowiadająca zasadom tożsamości wizualnej korporacji (logo, nazwa, grafika identyfikacyjna).

Przykładem biuletynów zewnętrznych są magazyny przygotowywane przez operatorów sieci komórkowych dla swoichklientów, dołączane co miesiąc do rachunków. Sieć PLUS GSM wydaje dla swoich klientów magazyn Plus GSM, a ERAGSM - biuletyn „Twoja Era". Zamieszczone są w nich rubryki z poradami i odpowiedziami na pytania klientów dotyczącychkorzystania usług z sieci, a także informacje (ciekawostki) ze świata nauki, sportu, wywiady ze znanymi ludźmi i konkursy.To również sposób na poinformowanie swoich klientów o działalności promocyjnej czy sponsorskiej.

Sprawozdania

Ocenia się, że sprawozdania należą do grupy najważniejszych instrumentów kształtowania pozytywnego wizerunkuprzedsiębiorstwa. Są one skierowane do akcjonariuszy, ale korzystają z nich również dziennikarze, zwłaszcza z działówekonomicznych czy gospodarczych. Sprawozdania ekonomiczne należy składać co roku.

Zawierają one informacje ostanie finansowym organizacji, ocenę wyposażenia technicznego i materialnego. Z innych informacji zawartych wsprawozdaniu rocznym można wymienić dane dotyczące innowacyjności działań, technologii, programów badawczych,rynków zbytu i szans rozwoju. Pojawiają się tu zatem: portfel zamówień, kompetencje przedsiębiorstwa w sprawachrynkowych, program obsługi klientów. W sprawozdaniu ekonomicznym opisane są również szczególne zdarzenia w okresiesprawozdawczym, skład zarządu i jego koncepcje dotyczących rozwoju firmy.Specjalnym rodzajem sprawozdań, które wykorzystuje się w działaniach PR są tzw. bilanse społeczne lub personalne.

Ich celem jest przedstawienie obrazu wewnętrznych i zewnętrznych stosunków między firmą a jej pracownikami iotoczeniem. Zawierają one informacje technologiczne i ekologiczne przedstawione tak, aby pokazać wkład przedsiębiorstwaw ochronę środowiska, a także podsumowania dotyczące spraw finansowych oraz pracowników przedsiębiorstwa.Dobre sprawozdanie cechuje: rzeczowość, obrazowość oraz uczciwość faktów. Nie należy zatem podawać danychbez pokrycia lub zmieniać ich wymowy w celu poprawy wizerunku przedsiębiorstwa. Uczciwość wymaga równieżrzetelnego przedstawienia ryzyka.Istotnym elementem sprawozdania jest wyrazisty podział treści i klarowny, żywy język. Informacje winny być poparteilustracjami, wykresami czy tabelami. Podstawowym zadaniem jest jednak zachowanie logiki i przejrzystości tekstu.

Korespondencja

Podstawową wartością listów, będących skutecznym i często stosowanym środkiem oddziaływania, jest bezpośredniedotarcie do indywidualnych osób, stanowią zatem dość skuteczny i często stosowany środek. Ich dodatkową zaletą jest to, że adresat imiennie potraktowany w liście czuje się zauważony i doceniony, dlatego stopień oddziaływania takiego środkakomunikacji jest większy niż w przypadku form skierowanych do grupy osób.Adresatami korespondencji mogą być między innymi pracownicy firmy, udziałowcy i akcjonariusze, klienci, dealerzyoraz przedstawiciele instytucji społecznych czy samorządowych, z którymi organizacja współpracuje. Korespondencjaprzyjmuje różne formy -zawiadomień, listów do klientów czy ogólnych informacji o ofercie firmy.

Można ją prowadzić zapomocą firmowych listowników, kart pocztowych, widokówek czy telegramów. Wskazane jest również, aby w ramachkorespondencji znalazło się miejsce dla wszelkiego rodzaju listów i kartek z życzeniami świątecznymi, noworocznymi czyrocznicowymi oraz osobistych zaproszeń na organizowane przez firmę uroczystości i imprezy, co zawsze wzbudzasympatię adresata.WizytówkiWizytówki mogą przybierać rozmaite formy: biletów urzędowych, kombinowanych i wspólnych. Format samych biletówpod wpływem mody zmienia się. Orientacyjnie można jednak podać, że bilety urzędowe, kombinowane i wspólne mająwymiary 10 x 6 cm, 8,5 x 5 cm lub nieco mniejszy, dostosowany do wielkości karty kredytowej.

Co do ogólnych zasad estetycznych przyjmuje się, że im prostsze bilety, tym bardziej eleganckie. Unikanie ozdobnegodruku podyktowane jest nie tylko względami estetycznymi, ale też funkcjonalnością, utrudnia to bowiem szybkie odczytanieinformacji zawartych na wizytówce. Kompozycja tekstu może być różnorodna. Najczęściej stosuje się imię i nazwiskopośrodku, przed nazwiskiem tytuł naukowy, a pod nazwiskiem stanowisko służbowe. U dołu wizytówki umieszczamy wtedyadres, numery telefonów oraz pozostałe informacje.Inną kompozycją (chociaż rzadziej stosowaną) jest następujące rozmieszczenie: imię i nazwisko oraz stopień naukowyi stanowisko zawodowe znajdują się w górnej, środkowej części biletu. Pozostałe informacje umieszczamy u dołu.

W takim przypadku środek biletu pozostaje pusty i w ten sposób stosunkowo duża powierzchnia może zostać wykorzystana nanapisanie dodatkowego tekstu.Oto przykłady różnych typów kompozycji elementów wizytówki:Bilety urzędoweBilety urzędowe (służbowe) z reguły posiadają druk prosty, który można łatwo i szybko odczytać. Zawierają najczęściejnastępujące elementy: imię i nazwisko, tytuł naukowy, stanowisko, nazwę instytucji, numer telefonu i faksu oraz znak firmy.Na wizytówkach osób zajmujących wysokie stanowiska nie podaje się adresu i numeru telefonu.

Bardzo częstym błędem popełnianym przez osoby utrzymujące kontakty z firmami zagranicznymi jest drukowanie naodwrocie wizytówki w ojczystym języku, tekstu w języku kraju, z którym współpracują. Takie rozwiązanie jest niemilewidziane i uważane za nieeleganckie. Bardziej pożądanym rozwiązaniem jest przygotowanie odrębnej serii wizytówek wjęzyku obcym.Bilety kombinowaneNa biletach kombinowanych zamieszcza się dodatkowo - w odróżnieniu od urzędowych - prywatny adres i numertelefonu. Informacje dotyczące firmy występują wtedy u dołu po prawej stronie, a prywatny adres i numer telefonu - polewej.

Zamieszczenie tego typu danych wskazuje, że właściciel wizytówki pracuje również w domu i w razie potrzeby możnatam telefonować w sprawach służbowych. Nie ma jednak konieczności drukowania odrębnego biletu kombinowanego,ponieważ telefon domowy, komórkowy czy adres prywatny można dopisać ręcznie na bilecie urzędowym.Bilety wspólneBilety wspólne zawierają imię męża i żony oraz ich nazwisko (nazwiska), Irena i Jan Kowalscy. Można jednakspotkać tu dodatkowe informacje, zawody małżonków, adres czy numer telefonu.

Bilety wizytowe to bardzo ważny środek komunikacji, pomocny w nawiązywaniu i utrzymywaniu znajomości, dlategonależy je przekazywać przy stosownej okazji, przestrzegając kilku elementarnych zasad:

- wręczane bilety powinny być czyste, bez najmniejszych uszkodzeń,

- po otrzymaniu wizytówki należy ją przeczytać i dopiero schować do portfela,

- nie należy rozdawać swoich wizytówek bez umiaru, lecz dawać je wybranym osobom,

- jeżeli zmieniamy dane pojawiające się na wizytówce (adres, telefon, w przypadku kobiet nazwisko), należy ponowniewręczyć bilet wizytowy.

Dopiski na biletach wizytowych

Bilety wizytowe mogą spełnić również rolę skróconej formy korespondencji, pozwalają bowiem przesłać życzenia zokazji imienin, awansu bądź zawarcia związku małżeńskiego.

Wizytówki dają możliwość przekazywania również informacji półurzędowych. Tego typu krótki tekst piszemy zawsze wpierwszej osobie. Inaczej natomiast postępujemy w przypadku stosunków towarzyskich, gdzie używamy trzeciej osoby lubformy bezosobowej.

Tekst dodatkowy zapisujemy na pierwszej stronie biletu w dowolnym miejscu. Zaczęty tekst możemy skończyć podrugiej stronie wizytówki, musimy jednak pamiętać, że dopisanego tekstu nie podpisujemy.

Warto w tym miejscu przytoczyć znaczenie najważniejszych dyplomatycznych skrótów, z jakimi możemy spotkać się nazaproszeniach firmowych:

- r.s.v.p. -responders'il vous plait, to prośba o telefoniczne potwierdzenie przyjścia na daną imprezę (wystawę, bankiet,koncert spełnienie tej prośby pozwala organizatorom imprezy dokładnie przewidzieć liczbę uczestnikówwydarzenia,

- p. m. - pro memoria, nie wymaga potwierdzenia.

Przekazywaniu drobnych informacji czy gratulacji mogą służyć nie tylko wizytówki. Niekiedy firmy przygotowująspecjalne karty okolicznościowe ze znakiem firmowym - przykładem mole być karta Banku Gesellschaft Berlin Polska S.A.Inne formy komunikacji

Przedstawione powyżej formy komunikowania się nie wyczerpują wszystkich możliwości. Można by jeszcze wspomniećm.in. o memorandum (zwięzłe i trafne noty), plakatach, tablicach ogłoszeniowych, witrynach firmowych czy o pitch letter(forma listu, który w pierwszym zdaniu zawiera informację zaskakującą, podaną, aby przyciągnąć uwagę czytelnika).Wszystkie te formy mogą bowiem służyć uzyskaniu celów założonych dla działań public relations.

Podobne prace

Do góry