Ocena brak

Przygotowanie danych do systemu przetwarzania informacji

Autor /Nortug Dodano /20.03.2013

Przygotowanie danych do systemu przetwarzania informacji polega na:

-    pobraniu danych z dokumentacji po dokonaniu ich analizy i selekcji,

-    podaniu ich w odpowiednio przygotowanej formie,

-    przygotowaniu odpowiednich formularzy do wprowadzania danych.

Dokumenty „wejściowe” powinny posiadać następujące cechy:

-    muszą być przejrzyste dla użytkownika i ewentualnie uwzględniać przyzwyczajenia pracowników do formularzy, które już wcześniej wypełniali;

-    muszą być dobrze rozplanowane, bez skomplikowanych kodów liczbowych, ponieważ pracownicy niechętnie wypełniają takie formularze;

-    powinny zawierać miejsce na kompletną informację;

-    formularze powinny być podobne do siebie, mimo że zawierają różną informację i służą do różnych celów;

-    należy utrzymywać pewne stałe pozycje w tych samych miejscach;

-    należy rozplanować wielkość rubryk na formularzach, aby opisana informacja nie była ani zbyt zwięzła, ani zbyt rozwlekła;

-    należy zachować kolejność sekwencji od góry do dołu, opisując następstwo zdarzeń;

-    konieczne jest utrzymanie następstwa informacji czyli utrzymanie porządku;

-    na początku powinna być ujednolicona informacja powtarzająca się wielokrotnie;

-    wskazane jest wykorzystywanie koloru w formularzach „wejściowych”;

-    instrukcja wypełniania powinna być zgodna z dokumentem i właściwą numeracją stron;

-    wielokrotne dokumenty powinny mieć formaty standardowe;

-    dokument krótkotrwały może mieć format dowolny;

-    stałe informacje powinny być naniesione od razu, aby uniknąć pisania ich wielokrotnie.

Należy stosować następujące postępowanie pomocnicze i zabezpieczające poprzez zachowanie pewnej kolejności. Zazwyczaj dane naniesione na formularz odbywają określoną drogę i przechodzą przez niżej wymienione etapy:

1)    wstępne rejestrowanie,

2)    transmisja, fax, teleks lub poczta itp. w przypadku posiadania filii lub odległych oddziałów,

3)    konwersja danych z dokumentu na dyskietki,

4)    sprawdzanie poprawności zapisu,

5)    kontrola danych w określonym czasie i miejscu,

6)    wprowadzanie danych do systemu komputera.

Powinno zostać bezwzględnie zachowane następstwo kolejnych etapów przetwarzania. O ile jest to możliwe, drogę tę należy skrócić, ponieważ wyeliminowanie pewnych stadiów jest korzystne ze względu na czas. Natomiast eliminowanie prac ręcznych jest ważne z uwagi na możliwość popełnienia błędu.

Postępowanie pomocnicze i zabezpieczające w trakcie przygotowywania danych powinno uwzględnić:

-    możliwość pojawienia się w przyszłości nowych urządzeń,

-    zapewnienie rezerwy pracowników do obsługi (dodatkowe szkolenia),

-    zapewnienie odpowiedniej przestrzeni,

-    zapewnienie rezerwy urządzeń,

-    koszty zakupu i używania urządzeń.

Wprowadzanie danych do systemu odbywać się może poprzez: pulpit bezpośredni, pulpit pośredni, urządzenie bezpośredniego wprowadzania, automatycznie. Wyjście natomiast komunikuje o sytuacji bieżącej, dlatego też ono decyduje o tym, co system ma wykonywać.

Wskazane jest, aby wyjście było urozmaicone poprzez:

-    stosowanie na wyjściu obrazowego przedstawiania informacji, nie tylko za pomocą tabel, ale również wykresów słupkowych, kołowych lub przestrzennych;

-    dokładny opis nagłówka i kolumn (wykonanie nagłówków i opisu poszczególnych kolumn jest czasochłonne, ale wskazane ze względu na uzyskanie odpowiedniej czytelności wyników);

-    opracowanie dokumentu powrotnego jako wejściowego do innej części systemu.

Przy instalacji urządzeń powinny być uwzględnione następujące warunki:

-    optymalny czas pracy systemu i poszczególnych jego części składowych,

-    szybkość przekazywania aktualnej informacji,

-    łatwość użytkowania: obsługi, przygotowania i aktualizacji danych,

-    sposób opracowania informacji na wyjściu,

-    liczba kopii drukowanej informacji wynikowej (drukarka z wielokrotną liczbą kopii),

-    liczba osób korzystających z informacji wyjścia, liczba końcówek komputerowych wraz z wyposażeniem.

Podobne prace

Do góry