Ocena brak

Proces zarządzania projektem

Autor /Encyklopedia Zarządzania Dodano /08.04.2011

3. Cele procesu

3 cele istnienia procesu:


  1. Realizacja projektu zgodnie z przyjętymi normami prawnymi
  2. Terminowa realizacja projektu
  3. Realizacja projektu nieprzekraczająca założonych wcześniej ram finansowych

3 cele doskonalenia procesu:


1.Skrócenia czasu wykonania jednego z etapów projektu poprzez zastosowanie innowacji technologicznych, a przez to skrócenie czasu wykonania całego projektu o 1 tydzień.


2.  Obniżenie kosztów realizacji projektu o około 10 tys zł poprzez skrócenie czasu realizacji wykonania jednego z etapów projektu.


3.   Ujednolicenie wykorzystywanych procedur, raportów oraz formularzy do ustalonych wzorców, co pozwoli na szybszy obieg dokumentów pomiędzy członkami zespołu oraz pomiędzy zespołem, kierownikiem i zarządem firmy.



Charakterystyka procesu

W dobie obecnego rozwoju technologii rola jednostki przy projektowaniu zaawansowanych systemów jest zminimalizowana. Normalną koleją rzeczy jest angażowanie do tego celu zorganizowanych zespołów projektowych, liczących od dwóch do nawet kilkuset osób w przypadku bardzo zaawansowanych projektów.


Jest to tym bardziej istotne, gdyż w ostatnich latach obserwuje się znaczny wzrost znaczenia projektów w zarządzaniu przedsiębiorstwem. W związku z wymaganiami dotyczącymi produktywności i konkurencją na rynku, przeważająca większość firm tworzy zespoły projektowe.


Przyczyny tworzenia zespołów projektowych:


  • Zorganizowane zespoły są z reguły bardziej wydajne od pojedynczych osób, lub niezorganizowanych grup.
  • Zespoły są zwykle przydatne tam gdzie wyniki wymagają przełomu i kreatywności, tam gdzie metoda prowadząca do celu nie jest określona lub w przypadku gdzie nie ma jasności, co do podziału zadań na indywidualnych użytkowników.
  • Członkowie zespołu pracujący razem czerpią większą satysfakcję z udziału w projekcie, łączy ich również poczucie "czynienia różnicy" w odniesieniu do projektu.
  • Członkowie zespołu zwykle maja większą radość procesów pracy razem.
  • W zespole istnieje wspólna więź dająca poczucie, że każdy indywidualny członek nie jest osamotniony. W rezultacie członkowie zespołu nie chcą zawieść swoich kolegów.
  • Bezpośrednia komunikacja członków zespołu jest bardziej wydajna niż komunikowanie się przez osobę trzecią nadzorującą projekt.
  • Zespoły są zwykle w stanie odpowiedzieć szybciej na zmieniające się warunki, są też bardziej elastyczne pod tym względem.
  • Zespoły projektowe łatwiej rozwiązują problemy i przeciwności oraz są bardziej odporne na zmiany personelu.
  • Zespoły szybciej się uczą bazując na doświadczeniu i współpracy wszystkich członków.

Podstawowym powodem, dla którego powołuje się zespoły projektowe jest czas wykonania projektu. O ile w przypadku małych nie komercyjnych projektów, czas nie ma większego znaczenia, to przy dużych projektach robionych na zlecenie dotrzymanie określonego w umowie terminu jest priorytetem. Najważniejszą przyczyną niepowodzeń projektu jest właśnie niedotrzymanie terminu przekazania systemu użytkownikowi a co za tym idzie znaczący wzrost kosztów całego przedsięwzięcia.


Zasoby (dane wejściowe)

>

1. Zarząd firmy:


- umiejętność określenia celu projektu spełniającego kryteria


2. Kierownik projektu:


- wykształcenie wyższe o profilu ekonomicznym lub wykształcenie wyższe z zakresu zarządzania


- co najmniej 5-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku


- umiejętność zarządzania podrzędnym sobie personelem, odpowiedniego przydziału czynności, wyciągania konsekwencji (nagradzanie i karanie)


3.Członkowie zespołu projektowego:


- wykształcenie wyższe o specjalizacji technik komunikacji, wykształcenie wyższe ekonomiczne, wykształcenie wyższe o specjalizacji informatycznej, wykształcenie wyższe ekonomiczne o specjalizacji zarządzania


- co najmniej 3-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku


- umiejętność właściwego zarządzania czasem pracy


4. Controller:


- wykształcenie wyższe ekonomiczne o specjalizacji zarządzania i kontrolowania


- co najmniej 2-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku


>

- Dokumenty w formie papierowej i elektronicznej takie jak: polecenia wykonania zadania, raporty, sprawozdania, Karta Projektu


>

- założenia, dane otrzymane od przyszłego użytkownika projektu, jakie wymagania powinien spełniać projekt,


- polecenia kierownictwa, skład zespołu projektowego, przydział zadań i czynności,


- dane finansowe dotyczące projektu, możliwości i ograniczenia


- raporty i sprawozdania


>

- oprogramowanie wykorzystywane przy planowaniu, tworzeniu i wdrażaniu projektu


Opis procesu

1. Zarząd firmy powołuje kierownika projektu, który musi posiadać kwalifikacje z zakresu zarządzania i kierowania grupą projektową (kierownik projektu musi posiadać wykształcenie wyższe o profilu ekonomicznym lub posiadać wykształcenie wyższe z zakresu zarządzania, powinien również posiadać co najmniej 5-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku).


2. Zarząd firmy oraz kierownik projektu określają cel projektu. Ważne jest zdefiniowanie celów (cel: ilościowe kryteria, które musi spełnić projekt, aby został uznany za pomyślnie zakończony. Cele muszą brać pod uwagę takie elementy jak: koszt, harmonogram i jakość. Cele nie ilościowe zwiększają ryzyko, że projekt ich nie zrealizuje.)<nowiki>; założeń projektowych</nowiki>&nbsp;(założenia projektowe: czynniki, które dla celów planowania są uważane za realne lub pewne. Z założeniami zwykle wiąże się pewien stopień ryzyka.) oraz (ograniczenie: ograniczenie dotyczące daty rozpoczęcia lub daty zakończenia zadania. Użytkownik może na przykład określić, że zadanie musi się rozpocząć w określonym dniu lub zakończyć nie później niż w określonym dniu. Ograniczenia mogą być elastyczne (niezwiązane z określoną datą) lub nieelastyczne (związane z określoną datą).)] projektu.


3 Kierownik projektu powołuje grupę projektową na podstawie posiadanego wykształcenia, doświadczenia i posiadanych umiejętności przez pracowników w zakresie pracy grupowej oraz uczestniczenia w realizacji danego typu projektu (Skład grupy powinien być następujący: około 70% uczestników to pracownicy firmy, gdyż posiadają wiedzę jaki projekt może zostać zrealizowany przez firmę, czego może się podjąć oraz czy będzie ją stać. 30% uczestników to fachowcy, eksperci spoza firmy mający co najmniej 5-letnie doświadczenie w pracy grupowej oraz realizacji danego typu projektu). Wielkość grupy powinna zawierać od 5 do 10 osób.

4 Kierownik projektu określa poszczególne tematy zadań oraz czynności w następujący sposób:→ Dokument definicji wymagań (1 osoba)→ Plan Działań (1 osoba)→ Struktura organizacji zespołu projektowego (1 osoba)→ Standardy komunikacyjne (1-2 osób)→ Plan zapewnienia jakości (1-2 osoby) → Plan testowania oprogramowania (1 osoba)→ Ocena złożoności projektu (1-2 osoby)

5 Kierownik projektu dokonuje przydziału zadań oraz czynności członkom zespołu projektowego na podstawie posiadanych kwalifikacji i doświadczenia pracowników (Kwalifikacje oraz doświadczenie zależy od typu oraz tematyki projektu na rzecz, którego jest dokonywany przydział):



Zadanie / czynność / opis zadania Osoba odpowiedzialna
Dokument definicji wymagań - szczegółowe określenie planu działań w projekcie oraz kontrola postępów prac Controller
Plan Działań - zastosowanie diagramów WBS, macierzy RAM oraz wykresu Gantta. Kierownik projektu
Struktura organizacji zespołu projektowego - wydzielenie ról w zespole, określenie ich zakresu kompetencji. Kierownik projektu
Standardy komunikacyjne - opracowanie standardów komunikacyjnych i wzorca dokumentacji Członek zespołu projektowego do spraw technik komunikacji
Plan zapewnienia jakości - opracowanie planu działań zmierzających do zapewnienia jakości produktu końcowego. Członek zespołu projektowego do spraw jakości
Plan testowania oprogramowania - opracowanie planu testowania oprogramowania ( co podlega testowaniu? jak? kiedy?) Informatyk
Ocena złożoności projektu - analiza złożoności projektu. Kierownik projektu

6 Kierownik przedstawia zarządowi plan składu grupy projektowej i wykonywanych przez nich zadań i czynności w formie raportu na podstawie którego ustalane jest wynagrodzenie poszczególnych jednostek grupy projektowej.


7 Kierownik przedstawia działowi finansowemu jakie środki będzie potrzebował podczas realizacji projektu, co i gdzie musi zostać dostarczone - jakimi sposobami (ciężarówki, pociąg, samolot) oraz jakie wydatki zostaną poniesione w poszczególnych etapach projektu. Dział finansowy na podstawie danych rynkowych przedstawia przewidywane koszty projektu w postaci raportu. Następnie kierownik projektu szuka źródeł finansowania projektu z budżetu firmy lub źródeł zewnętrznych (sponsorzy), a następnie plan źródła finansowania projektu oraz plan kosztów przedstawia zarządowi w formie raportu, na podstawie danych uzyskanych z działu finansowego.


8 Kierownik projektu przedstawia Kartę Projektu zarządowi zawierającą:→ Nazwa Projektu→ Zakres Projektu&nbsp;&nbsp;&nbsp; &nbsp;* Cel Projektu &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; * Klienci Projektu * Potrzeby Klientów * Wymagania Klienta * Rezultaty Projektu&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;* Przeglądy Projektu→ Ocena Ryzyka Zakresu Projektu→ Zasoby Projektowe&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;* Zespół Projektowy * Priorytety Organizacyjne * Ograniczenie Projektowe * Termin Realizacji Faz Projektu * Ograniczenie Personelu * Limit Wydatkowy→ Raporty Projektowe * Dzienny * Finansowy * Zamknięcie faz

9 Członkowie grupy projektowej wykonują przydzielone im zadania w poszczególnych etapach projektu.

10 Członkowie grupy projektowej sporządzają raporty z wykonanych przez siebie zadań i przedstawiają je kierownikowi projektu.


11 Kierownik projektu rozlicza grupę projektową z wykonanych etapów projektu na podstawie sprawozdań otrzymanych od członków grupy oraz sprawdzenia osobiście stanu faktycznego zrealizowanych etapów.


12 Kierownik projektu sporządza sprawozdanie końcowe dla zarządu z kolejnych etapów realizacji projektu.


Wyjścia (dane wyjściowe)

  • Informacyjne:- raporty odchyleń- sprawozdania z przebiegu prac poszczególnych członków zespołu- sprawozdanie z przebiegu realizacji etapów projektu
  • Produkty:- stracony czas związany ze zbyt długim obiegiem dokumentów- nadmiar papierów do likwidacji
  • Zmiany:- zrealizowany i wdrożony projekt- szkolenia pracowników niezbędne dla wprowadzenia projektu

Odpowiedzialność i uprawnienia


Stanowisko Nr zadania Uprawniony do czego Odpowiedzialny za
Zarząd firmy 1 powołuje kierownika projektu Terminowo, biorąc pod uwagę posiadane doświadczenie i wykształcenie
2 określa cel projektu z kierownikiem projektu Terminowo, ekonomicznie, nie przekraczając odpowiednich norm prawnych
Kierownik projektu 2 określa cel projektu z zarządem firmy Terminowo, ekonomicznie, nie przekraczając odpowiednich norm prawnych
3 powołuje grupę projektową Terminowo, biorąc pod uwagę posiadane doświadczenie i wykształcenie
4 określa poszczególne tematy zadań oraz czynności Dokładnie, na podstawie określonego celu projektu i jego etapów
5 dokonuje przydziału zadań oraz czynności członkom zespołu projektowego Terminowo, biorąc pod uwagę posiadane przez członków zespołu projektowego doświadczenie i wykształcenie
6 przedstawia zarządowi plan składu grupy projektowej i wykonywanych przez nich zadań i czynności Terminowo, w postaci raportu lub sprawozdania
7 przedstawia działowi finansowemu jakie środki będzie potrzebował podczas realizacji projektu, co i gdzie musi zostać dostarczone oraz jakie wydatki zostaną poniesione w poszczególnych etapach projektu


Terminowo, w postaci raportu lub sprawozdania



8 przedstawia Kartę Projektu zarządowi Terminowo w postaci raportu składającego się z szeregu cząstkowych raportów niezbędnych podczas realizacji projektu
11 rozlicza grupę projektową z wykonanych etapów projektu Odpowiednio na podstawie wykonanych etapów projektu



12 sporządza sprawozdanie końcowe dla zarządu z kolejnych etapów realizacji projektu Rzetelnie w postaci sprawozdania końcowego dla zarządu zawierającego całokształt projektu od strony merytorycznej oraz praktycznej.
Członkowie grupy projektowej 9


wykonują przydzielone im zadania w poszczególnych etapach projektu Rzetelnie, terminowo, nie przekraczając norm prawnych, współpracując z pozostałymi członkami zespołu
10 sporządzają raporty z wykonanych przez siebie zadań Terminowo w postaci raportów z wykonanych zadań
Controller 5a szczegółowe określenie planu działań w projekcie oraz kontrola postępów prac Terminowo, biorąc pod uwagę określony wcześniej plan i weryfikując raporty z wykonanych zadań

Diagram procesu


Kierownik projektu


Zarząd firmy


Członkowie grupy projektowej Controller



Powołania kierownika projektu


W
Określenie celu projektu


W Z
Powołanie grupy projektowej


W Z
Określenie poszczególnych tematów zadań oraz czynności W Z
Dokonanie przydziału zadań oraz czynności członkom zespołu projektowego W Z
Przedstawienie planu składu grupy projektowej i wykonywanych przez nich zadań i czynności W Z
Przedstawienie działowi finansowemu środków potrzebnych podczas realizacji projektu W Z
Przedstawienie Karty Projektu zarządowi W Z
Rozliczenie grupy projektowej z wykonanych etapów projektu W N K
Sporządzenie sprawozdania końcowego dla zarządu z kolejnych etapów realizacji projektu W Z K
Wykonanie przydzielonych

zadań

N W K
Sporządzenie raportów z wykonanych zadań Z W
Szczegółowe określenie planu działań w projekcie oraz kontrola postępów prac Z

Autor: Justyna Hotloś, Katarzyna Kosior
Źródło: Encyklopedia Zarządzania
Treść udostępniana na licencji GNU licencja wolnej dokumentacji 1.3 lub nowsza.

Podobne prace

Do góry