Ocena brak

Proces sprzedaży

Autor /Encyklopedia Zarządzania Dodano /28.08.2011

Cele procesu

3 cele istnienia procesu:

- planowanie sprzedaży wyrobów gotowych przedsiębiorstwa,

- kontrola zaplanowanej sprzedaży przed przedsiębiorstwo,

- sporządzanie i ukazywanie prognozy trendów sprzedaży.

3 udoskonalenia wg S.M.A.R.T:

- wyodrębnienie 4 oddziałów na terenie Polski (płd-wsch, płd-zach, płn-zach, płn-wsch), czas przeznaczony na stworzenie jednostek to 1 rok, celem jest stworzenie zdrowej rywalizacji wewnątrz przedsiębiorstwa,

- stworzenie w ciągu 2 lat centrum odpowiedzialności za przychody; wprowadzony controlling zapewni większy nadzór nad generowaniem przychodów,

- zaimplementowanie systemu informatycznego automatycznie wykonującego powtarzające się części raportów według ustalonego schematu za pół roku.



Charakterystyka procesu

Proces "Planowania i kontroli sprzedaży" jak sama nazwa wskazuje, zajmuje się planowaniem i kontrolą sprzedaży. W tym procesie biorą udział 3 stanowiska tj, Młodszy Kontroler Sprzedaży, Kontroler Sprzedaży i Kierownik Sprzedaży.


Proces ma za cel zbierać dane z procesu sprzedaży, produkcji i marketingu. Po przeanalizowaniu tych informacji zadaniem jest przygotowanie budżetu sprzedaży i kontrolowaniu jego wykonania. W między czasie są sporządzane i prowadzone statystyki.


Następnie po opracowaniu wszystkie te dane są przekazywane w postaci raportu Zarządowi.


Zasoby (dane wejściowe)

>

- Młodszy Kontroler Sprzedaży


- Kontroler Sprzedaży


- Kierownik Sprzedaży.


>

Proces ten dysponuje takimi zasobami jak:- Po jednym komputerze na Kontrolera sprzedaży i Młodszego kontrolerasprzedaży  (nie słabszymi niż: Pentium 4 2GHz, 2GB RAM DDR2, GeForce2600; monitor o przekątnej nie mniejszej niż 17") - Notebook dla Kierownika sprzedaży (nie słabszy niż: Intel Core 2 duo1,9 GHz, 4 GB RAM, 3h na baterii, BT, Wi-Fi, monitor 15")- Stacja dokująca z twardym dyskiem (synchronizującym się z notebookiem Kierownika i automatycznie robiącym kopie zapasowe danych)- Wszystkie komputery działają na systemie Windows XP SP2, orazposiadają MS Office 2007.- Drukarka laserowa kolorowa w pokoju Kierownika sprzedaży- Drukarka laserowa monochromatyczna w każdym pokoju (oprócz pokoju Kierownika)- Kserokopiarka- Podstawowe wyposażenie biura (notatniki, długopisy, ołówki, gumki, spinacze, zszywacze, nożyczki, itd.) po jednym pełnym komplecie na pracownika- Biurko wraz z krzesłem i podnóżkiem (o ergonomicznych kształtach i dające się dopasować do cech fizycznych pracownika) po jednym komplecie na pracownika- Telefon z faksem (po jednym na pokój)- Szafa na dane archiwalne (przechowywane zarówno w segregatorach - starsze, oraz na płytachCD-R Black - świeższe)


>

- dane z procesu produkcji,


- dane mikro i makroekonomiczne z działu sprzedaży tj. wysokość zamówień bieżących, zrealizowanych i w toku, wysokość cen, itp.,


- dane historyczne sprzedaży,


- dane z bieżącej sprzedaży,


- kontrola wielkości zamówienia,


- harmonogram produkcji,


- wielkość zapasów,


- wielkość zamówienia,


- prognozowane dane sprzedaży na podstawie badań rynkowych,


- przepisy prawne


>

- system bazodanowy


- budżet.


- raporty z systemu zarządzania (program komputerowy)


6. Opis procesu

Młodszy kontroler sprzedaży:

-''zbiera dane z procesu produkcji tj. możliwości produkcyjne, średnia produkcja okresowa, czy brak przestojów poprzez odczytywania danych z raportów produkcji i uzupełnia je na drodze rozmowy - co tydzień

-następnie aktualizuje dane historyczne zgłoszone przez dział sprzedaży, które są spowodowane np. poprzez korekty lub powstałe błędy - na bieżąco.

-kolejnym etapem jest zbieranie danych bieżących z działu sprzedaży tj. wysokość zamówień bieżących, zrealizowanych i w toku, wysokość cen - co tydzień.

-ponadto ''zbiera dane mikro i makroekonomiczne z działu marketingu tj. wysokość popytu lokalnego i globalnego, poziom inflacji, wysokość i wahania podaży, wysokość PKB i inne i ewentualnie uzupełnianie je literaturą prenumerowaną przez przedsiębiorstwo - co 2 tygodnie.

-również z powyższego działu pobiera dane tj. badania rynku - co 2 tygodnie.

Wszystkie powyższe dane umieszczenia w systemie bazodanowym, z którego korzysta Kontroler Sprzedaży


Kontroler Sprzedaży korzystając z systemu bazodanowego na bieżąco aktualizowanego przez MKS wykonuje 2 główne zadania, tj:

1) Analizuje odchylenia sprzedaży ilościowej i wartościowej między budżetem a stanem faktycznym. Następnie opracowuje raport zawierający analizę przyczynowo-skutkową, wystąpienie znaczących odchyleń oraz propozycję działań w celu uniknięcia ich w przyszłości, który przekazuje kierownikowi sprzedaży a także opracowuje dane do przygotowania następnego budżetu, który ma za zadanie sporządzić. Zadanie wykonuje miesięcznie.

2) Opracowuje następny budżet - co miesiąc, czerpiąc informacje z raportów MKS oraz z wykonywania poniższych zadań:

''-analizowanie zmian wielkości zapasów - co tydzień.

-analizowanie wielkości zamówienia - co tydzień.

-analizowanie danych z procesu produkcji - co tydzień.

''-analizowanie danych historycznych sprzedaży - co tydzień.

-analizowanie danych bieżących z działu sprzedaży - co tydzień.

''-analizowanie danych mikro i makroekonomiczne - co 2 tygodnie.

-analizowanie danych z marketingu (np. badania rynku) - co 2 tygodnie.

Sporządzony budżet przekazuje Kierownikowi sprzedaży.

Pobocznym zadaniem Kontrolera Sprzedaży jest ''sporządzenie i prowadzenie statystyki czyli procentowe zmiany poprzednich danych i ich interpretacja. Dane na ten temat czerpie z systemu bazodanowego, który automatycznie aktualizuje potrzebne wskaźniki, po krótkim opisaniu i skomentowaniu przekaże w postaci raportu Kierownikowi Sprzedaży - co miesiąc.

Kierownik Sprzedaży ''rozlicza Kontrolera Sprzedaży z planowanej sprzedaży. Korzysta on z poniższych raportów:

- odchyleń sprzedaży ilościowej i wartościowej między budżetem a stanem faktycznym;

- budżetu.

Następnie przekazuje wnioski do zarządu o ewentualne nagrody i kary dla pracowników procesu planowania i kontrola sprzedaży - co kwartał.

Kierownik Sprzedaży:

i) ''dowiaduje się o poczynaniach konkurencji poprzez zakup danych tj. działania marketingowe, wahania ceny i wedle potrzeb z wywiadu gospodarczego oraz z publicznych raportów, doniesień prasowych.

ii) obserwuje zmiany prawne, np. odnośnie ceł. Dane pobiera z biuletynów wydawanych przez odpowiednie władze oraz odpowiednich szkoleń, w których bierze udział.

Efektem obu tych prac jest korygowanie i dostosowywanie sposobu zarządzania na poziomie 1-3 lat. W ramach potrzeb, dane będą przekazywane podwładnym. Zadanie wykonuje w czasie spływania potrzebnych danych.

iii) sporządza prognozę wielkości sprzedaży na okres 1-3 lat. Dane pobiera z raportów oraz doświadczenia nabytego w czasie pełnienia danego stanowiska pracy. Raport z owego procesu jest przekazywany zarządowi a w postaci ustnej podwładnym w celu motywowania i ukazania celów, wizji i misji przedsiębiorstwa. Zadanie wykonuje kwartalnie.

iv) sporządza miesięczny raport dla zarządu oraz działu sprzedaży z działalności podległemu mu procesowi.


Wyjścia (dane wyjściowe)

- budżet sprzedaży,


- odchylenia od budżetu,


- statystyki analizowanego procesu,


- prognozy na okres 1-3 lat,


- raport: "Przyczynowo-skutkowa analiza odchyleń sprzedaży między budżetem a stanem faktycznym"


- raport dla Zarządu



Odpowiedzialność i uprawnienia


Stanowisko Nr Uprawnienia Odpowiedzialność
Młodszy kontroler sprzedaży 1 Dostęp do raportów działu produkcji

Komunikacja z działem produkcji


Wprowadzanie zmian w systemie

Terminowość - co tydzień

Poprawność wprowadzanych danych





2 Wprowadzanie zmian w systemie Rzetelność wprowadzanych zmian

Terminowość - na bieżąco


3 Dostęp do raportów działu sprzedaży

Komunikacja z działem sprzedaży


Wprowadzanie zmian w systemie

Terminowość - dwa razy w tygodniu

Poprawność wprowadzanych danych





4,5 Dostęp do raportów działu marketingu

Komunikacja z działem marketingu


Wprowadzanie zmian w systemie


Dostęp do literatury fachowej

Terminowość - co dwa tygodnie

Poprawność wprowadzanych danych





Kontroler sprzedaży 6 Dostęp do raportów działu marketingu

Dane działu księgowości

Przeprowadzenie poprawnie analizy przyczynowo-skutkowej

Logiczność, czytelność, syntetykę raportu


Terminowość - co miesiąc


7 Dostęp do systemu

Kontakty z innymi działami

Terminowość - co tydzień

Właściwa interpretacja analiz


Natychmiastowe informowanie o istotnych zmianach


8 Dostęp do systemu Przedstawienie wszystkich wskaźników oraz interpretacja tych, w których zaszły najistotniejsze zmiany, przekazanie raportu kierownikowi
9 Dostęp do systemu Aktualizacje budżetu co miesiąc, Ujęcie wszystkich potrzebnych analiz, 80% skuteczność budżetu, przekazanie budżetu kierownikowi
Kierownik sprzedaży 10 Dostęp do planowanego budżetu, do odchyleń budżetowych oraz danych z marketingu i księgowości Udzielanie propozycji dla zarządu o nagrody i kary dla członków danego procesu - miesięcznie
11 Zakup wymaganych informacji Gospodarność
12 Zamawiania prenumeraty Poprawność
13 Dostęp do systemu, komunikacja z członkami procesu Comiesięczny raport dla zarządu zawierający wyniki i postępy.

Diagram procesu

Diagram Hijmansa




<div align="right">Uczestnicy</div>

Zadania

<center>Młodszy kontroler sprzedaży</center> <center>Kontroler sprzedaży</center> <center>Kierownik sprzedaży</center> <center>Członko-wie Zarządu</center> <center>Kierow-nik dz. produkcji</center> <center>Kierownik dz. sprzedaży</center> <center>Kierownik dz. mar­ketingu</center> <center>Otoczenie zewnętrzne</center>
Zbiera dane z produkcji <center>W</center> <center>K</center> <center>I</center>
Akt. dane hist. <center>W</center> <center>K</center> <center>I</center>
Zbiera dane ze sprzedaży <center>W</center> <center>K</center> <center>No</center> <center>I</center>
Pozyskuje dane mikro i makro <center>W</center> <center>K</center> <center>I</center>
Pobiera badania rynku <center>W</center> <center>K</center> <center>I</center>
Analizuje odchyl. <center>I</center> <center>W</center> <center>N</center> <center>Z</center>
Oprac. budżet <center>I</center> <center>W</center> <center>K</center> <center>Z</center>
Sporz. statystyki <center>I</center> <center>W</center> <center>N</center>
Rozlicza KS z&nbsp;pracy <center>I</center> <center>W</center> <center>Z</center>
Obserwuje poczynan. Konkurencji <center>W</center> <center>N</center> <center>O</center> <center>I</center>
Obserwuje zmiany prawne <center>W</center> <center>O</center> <center>O</center> <center>I</center>
Prognozuje sprzedaż <center>I</center> <center>W</center> <center>Z</center> <center>O</center>
Sporządza miesięczny raport <center>I</center> <center>I</center> <center>W</center> <center>Z</center>

Autor: Krzysztof Benedyk, Jacek Piwowarczyk
Źródło: Encyklopedia Zarządzania
Treść udostępniana na licencji GNU licencja wolnej dokumentacji 1.3 lub nowsza.

Podobne prace

Do góry