Ocena brak

PRAKTYKA ROZMÓW OCENIAJĄCYCH PRACOWNIKÓW

Autor /LucJannnn Dodano /02.04.2013

Jak wspomnieliśmy, problematyka oceniania pracowników ciągle jest przedmiotem zainteresowań, szczególnie praktyków, głównie ze względu na trudności związane z ustalaniem kryteriów oceniania i praktycznym dokonywaniem ocen. Porównajmy na przykład kilku pracowników: jeden jest bardzo sumienny, choć „bez polotu”, ale zawsze można na niego liczyć; drugi jest twórczy i pełen inwencji, lecz czasami bywa niefrasobliwy i kłótliwy; trzeci przyzwoicie wykonuje swoje zadania, ale nie wnosi do pracy nic szczególnego, jednak pewnego razu dzięki wprowadzeniu prostego rozwiązania znacznie obniżył koszty w zakładzie; czwarty ma szczególny talent do pozyskiwania klientów. Przyznacie Państwo, że przed kierownikiem, który ma ocenić, który z tych pracowników zasługuje na największe uznanie i na najwyższą premię, stoi trudne zadanie.

Objęcie pracowników jednolitym, a jednocześnie akceptowanym przez innych systemem oceniania ma tę dobrą cechę, że wobec wszystkich stosuje się te same zasady, metody i tryb oceniania.

Ocenianie innych jest bardzo trudne, dlatego też do każdej rozmowy oceniającej należy się bardzo dobrze przygotować. Przełożeni wszystkich szczebli powinni pamiętać, jak ważne jest aktywne słuchanie, koncentracja uwagi na osobie ocenianej, umiejętność życzliwej akceptacji i wczucia się w to, co w danym momencie pracownik przeżywa. Poniżej zamieszczamy kilka najważniejszych przykazań dla osób dokonujących oceny swoich pracowników, a zwłaszcza prowadzących rozmowy oceniające.

Dekalog osoby oceniąjącej

1.    Rozpocznij od informacji pozytywnej.

2.    Bądź konkretny.

3.    Odnoś się do zachowania, które można zmienić.

4.    Zaproponuj alternatywne rozwiązanie.

5.    Opisuj, a nie oceniaj.

6.    Zachęć rozmówcę do potraktowania celów jako jego własnych.

7.    Pozostaw oceniającemu możliwość wyboru sposobów działania.

8.    Wspieraj ocenianego, a nie krytykuj.

9.    Nie zaskakuj rozmówcy danymi, z którymi wcześniej się na zapoznał.

10. Pomyśl, co sposób prowadzenia rozmowy mówi o Tbbie.

Zarówno ocenianie pracowników, jak i prowadzenie rozmowy oceniającej nie jest łatwe. Nie jest też łatwe poddanie się ocenie, szczególnie gdy nie mamy przekonania co do jasności kryteriów oceny, sprawiedliwości i kompetencji osoby oceniąjącej. Instrument kierowania, jakim jest ocenianie innych, ciągle powinien być zatem doskonalony. W nowoczesnej firmie ocena pracowników jest bowiem naturalnym elementem pracy kierowników różnych szczebli. Proces oceniania stanowi okazję do sprawdzenia, na jakim etapie rozwoju znajduje się dany pracownik, jakie cele udało mu się osiągnąć i jakie ma pomysły rozwiązań na przyszłość. Pamiętajmy, że

rzetelna ocena, mająca na celu sukces firmy i sukces wszystkich w niej zatrudnionych, każdemu

pracownikowi powinna dawać poczucie, że jest

kimś ważnym, zauważonym i docenianym!

Powyżej wspomnieliśmy, że jedną z ważniejszych cech, jakie powinna posiadać osoba oceniająca, jest umiejętność słuchania, na którą składają się zarówno umiejętności niewerbalne, jak i werbalne.

Umiejętności niewerbalne

Kontakt wzrokowy: prawidłowy kontakt wzrokowy jest zwykle najważniejszym sposobem komunikowania rozmówcy pełnej i niepodzielnej uwagi. Oto kilka wskazówek, które ułatwią nawiązanie kontaktu wzrokowego:

•    Skoncentruj spojrzenie na jakiejś osobie i łagodnie przenoś je z jej twarzy na inne części jej ciała, np. na rękę, stopę, z powrotem na twarz, i w końcu skoncentruj się na oczach. Jeżeli od czasu do czasu „uwolnisz” rozmówcę od Twojego wzroku, spowodujesz, że będzie się czuł swobodniej. Po prostu bądź naturalny.

•    Unikaj wpatrywania się przez dłuższy czas w oczy rozmówcy lub w środek jego czoła, gdyż może to świadczyć o wątpliwościach, wrogości albo nieszczerości.

•    Unikaj dłuższych przerw w patrzeniu na rozmówcę. Jeżeli rozpraszają Cię przechodzące obok osoby albo hałasy z zewnątrz, Twój rozmówca może to zinterpretować jako brak zainteresowania jego osobą.

Niewerbalne zachęty: świadczą o uważnym słuchaniu a równocześnie stanowią zachętę do kontynuowania wypowiedzi przez rozmówcę. Do najczęściej stosowanych zachęt niewerbalnych należą:

•    Przytakiwanie głową - takie ruchy powinny być stosowane od czasu do czasu, a powinien im towarzyszyć dobry kontakt wzrokowy.

•    Odpowiedni wyraz twarzy - generalnie, wyraz Twojej twarzy powinien stanowić odbicie rodzaju i intensywności wyrażanych przez rozmówcę uczuć. Nie powinien raczej wyrażać Twoich reakcji na te uczucia. Brwi można zmarszczyć tylko wówczas, gdy się nie nadąża za myślą rozmówcy lub czegoś nie rozumie.

•    Wykorzystanie ciszy - cisza ze strony słuchacza może komunikować cierpliwość.

•    Otwarta postawa ciała - rozluźnienie ciała zwykle zachęca rozmówcę do przyjęcia bardziej luźnej pozycji. Jeżeli Twoje ciało komunikuje otwartość i gotowość do wysłuchania drugiej osoby, będzie ona prawdopodobnie mówić chętniej i odważniej. Twoja postawa ciała będzie postrzegana jako otwarta, jeżeli: usiądziesz twarzą w kierunku rozmówcy, nie zaś obok niego; rozluźnisz ręce i nogi (skrzyżowane ramiona mogą komunikować poczucie wyższości lub obrony, jak również niechęć do porozumienia się); pochylisz się lekko do przodu - komunikuje to zainteresowanie (niedbała postawa może świadczyć o znudzeniu, zmęczeniu lub braku zainteresowania).

Umiejętności werbalne

Wskaźnik wypowiadania się: pożądany jest następujący wskaźnik: 20% wypowiedzi oceniającego i 80% wypowiedzi ocenianego konieczne jest zatem, aby oceniający rzeczywiście umiał aktywnie słuchać.

Koncentrowanie się: często na początku nasi rozmówcy będą błądzić, poruszając rozmaite tematy. Zdarza się, że osoba prowadząca rozmowę zachęca do takiego chaotycznego poruszania różnych spraw. Kiedy prowadzący rozmowę sądzi, że jego rozmówca poruszył już główne tematy, może się świadomie skupić na jednym, który - jego zdaniem - będzie można efektywnie rozwinąć. Mówi więc na przykład: „Która z tych spraw, o których mówiliśmy przez ostatnie dziesięć minut, jest, zdaniem pana, najważniejsza?” „Czy może pan w kilku słowach streścić naszą pięciominutową rozmowę?”

Zachęty werbalne: osoba prowadząca rozmowę może zachęcić rozmówcę do większej otwartości. Aby zaprosić rozmówcę do kontynuowania wypowiedzi:

•    Stosuj wyrażenia typu: „Hm - hm”, „Taak”, „Proszę dalej”, „Czy może pani coś więcej na ten temat powiedzieć?”, „Mógłby pan to rozwinąć?”

•    Moduluj dobrze głos - taki głos działa uspokajająco i pokrzepiająco.

•    Powtórz kluczowe słowo, wyrażenie - jeżeli np. rozmówca mówi: „Nie wiem, sądzę, że jestem zakłopotany”, możesz powtórzyć kluczowe słowo: „zakłopotany!” Takie pytanie stanowi zachętę dla rozmówcy, żeby powiedział coś więcej, bez zadawania długich pytań, które mogłyby przerwać tok jego myślenia i „wybić go z rytmu”. Technika ta nosi nazwę playbacku.

   Zadaj pytanie służące wyjaśnieniu - np. „Jak pan się z tym czuje”, „Czy może mi pan dać przykład?” i „Co to dla pana oznacza?” Skupia ono uwagę rozmówcy na wyjaśnieniu doświadczenia lub uczucia.

   Zadbaj o otoczenie rozmowy - otoczenie, w którym odbywa się rozmowa, ma duże znaczenie dla jej przebiegu. Może ono ułatwić lub zahamować proces komunikowania się. Warunki, w których rozmowa przebiega, nie powinny stwarzać poczucia zagrożenia. Znaczy to, że nasz rozmówca powinien czuć się swobodnie.

•    Jeśli to tylko możliwe, postaraj się stworzyć atmosferę prywatności - takie zakłócenia, jak telefony, przemieszczanie się różnych osób lub ich pozostawanie w zasięgu słuchu, powinny być wyeliminowane. Drzwi zamknięte, słuchawka zdjęta z widełek telefonu, karteczka z napisem „Proszę nie przeszkadzać” na drzwiach - wszystko to może pomóc w aranżowaniu warunków sprzyjających efektywnej rozmowie.

Wyeliminuj przeszkody i bariery: duże biurko między Tobą i rozmówcą może stanowić barierę zarówno psychologiczną, jak i fizyczną, mówi ono bowiem: „Jestem ważniejszy od ciebie. To biurko jest symbolem mojej władzy i rezerwuję sobie prawo osądzenia Cię”. Spraw, aby warunki otoczenia pomogły Ci w stworzeniu odpowiedniego klimatu rozmowy. Jeśli pragniesz stworzyć klimat rozmowy partnerskiej, usiądź po tej samej stronie, co Twój rozmówca, bez biurka między wami, tak abyście mogli swobodnie spoglądać na siebie i słyszeć swoje wypowiedzi.

Przeszkody utrudniające aktywne słuchanie

•    „Wyłączanie słuchania” - ten niefortunny nawyk wynika z faktu, że większość z nas myśli cztery razy szybciej, aniżeli mówi przeciętny rozmówca. Podczas każdej minuty słuchaczowi pozostaje zatem trzy czwarte minuty na myślenie. Czasami zużywamy ten dodatkowy czas na myślenie o naszych prywatnych sprawach, problemach, zainteresowaniach i kłopotach, a nie na słuchanie.

•    Słuchanie typu „uszy otwarte - zamknięta głowa” -czasami decydujemy szybko, że nasz rozmówca jest nudny i to, co mówi, nie ma większego sensu. Często się nam wydaje, że możemy przewidzieć, co za chwilę powie, wobec czego uznajemy, że nie ma powodu, aby go słuchać, gdyż niczego nowego nie usłyszymy.

•    Słuchanie typu „szklane oczy” - czasami intensywnie patrzymy na rozmówcę, wobec czego wydaje się, że go słuchamy, w rzeczywistości jednak nasze myśli są daleko. Zanurzamy się we własne myśli a na naszych twarzach pojawia się senny wyraz, który podkreśla szkliste spojrzenie. Na ogół łatwo to zauważyć, więc raczej nikogo nie oszukamy.

•    Słuchanie wybiórcze - nie lubimy, gdy kwestionuje się nasze ulubione poglądy, przekonania a czasem nawet przesądy. Nie lubimy, gdy ktoś atakuje (nawet nieświadomie) nasze opinie i sądy, dlatego też, gdy rozmówca mówi coś, co godzi w to, w co wierzymy czy o czym mamy silne przekonania, podświadomie przestajemy słuchać, a nawet nastawiamy się obronnie i planujemy kontratak.

•    Koncentracja na przedmiocie, a nie na rozmówcy -czasami koncentrujemy się na problemie, a nie osobie. Szczegóły i fakty dotyczące jakiegoś wydarzenia stają się ważniejsze od tego, co ludzie mówią o sobie.

•    Skupienie na faktach - często, gdy słuchamy, co ludzie mówią, staramy się zapamiętać fakty, zatem powtarzamy je ciągle w myślach. Zdarza się, że rozmówca mówi już o następnych faktach i nie nadążamy za nim.

•    Koncentracja na zapisywaniu - jeżeli staramy się zanotować wszystko, co mówi rozmówca, zwykle coś tracimy, gdyż rozmówca mówi szybciej, aniżeli jesteśmy w stanie to zapisać. Trudno też utrzymać wtedy właściwy kontakt wzrokowy.

•    Słuchanie rozproszone - czasami, gdy słuchamy, jesteśmy rozproszeni - hałas, ruch, inne sprawy mogą rozpraszać naszą uwagę.

Uświadomienie sobie powyższych niebezpieczeństw to pierwszy krok, aby ich uniknąć!

Podobne prace

Do góry