Ocena brak

PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

Autor /Blandyna Dodano /14.08.2013

Forma prowadzenia księgowości przez mniejsze firmy. Do prowadzenia p.k.p.r. zobowiązane są osoby wykonujące pozarolniczą działalność gospodarczą (wytwórczą, usługową, handlową i budowlaną, których obrót nie przekroczył 800 000 euro) oraz działalność w zakresie wolnych zawodów; działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów; prowadzące działy specjalne produkcji rolniczej, jeżeli osoby te zgłosiły urzędowi skarbowemu zamiar prowadzenia p.k.p.r.

Od obowiązku prowadzenia p.k.p.r. zwolnione są osoby, które: 1) prowadzą księgi rachunkowe (handlowe); 2) opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych; 4) wykonują wolny zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim; 5) są rolnikami prowadzącymi gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników lub są członkami rolniczych spółdzielni produkcyjnych itp.

Ponadto w szczególnie uzasadnionych przypadkach (np. rodzaj i wielkość wykonywanej działalności, wiek i stan zdrowia) urząd skarbowy może zwolnić podatnika od obowiązku prowadzenia p.k.p.r., jak również od czynności z zakresu prowadzenia ksiąg. Warunkiem jest złożenie przez podatnika odpowiedniego wniosku co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby obowiązywać. W razie rozpoczęcia działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego termin ten wynosi 14 dni od daty rozpoczęcia działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Zapisy w p.k.p.r. powinny być dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej, w sposób staranny, czytelny i trwały (np. długopisem, atramentem) na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów. Nie można pozostawiać odstępów w miejscach, które powinny być wypełnione, ani dokonywać wymazywań, wyskrobywań itp., gdyż może to spowodować dyskwalifikację księgi w postępowaniu podatkowym. Omyłki prostuje się przez przekreślenie błędnego zapisu i wpisanie właściwej treści w ten sposób, aby poprzedni zapis był czytelny. Sprostowanie omyłki podpisuje osoba, która dokonała tej korekty.

W razie powstania różnic między kwotami wpisanymi do księgi a wynikającymi z dokumentów otrzymanych później, np. dotyczącymi zwrotu zakupionych lub sprzedanych towarów, dokonuje się zmian nowym zapisem we właściwych rubrykach p.k.p.r. Przy dokonywaniu tego zapisu należy powołać się na zapis pierwotny. Jeżeli dane liczbowe zawarte w księdze są zbyt niskie, to różnice doksięgowuje się w formie zwykłego zapisu. Natomiast gdy dane liczbowe są za wysokie, to różnice księguje się liczbami w kolorze czerwonym. Zapis czerwony oznacza wielkość ujemną, którą przy sumowaniu kwot odejmuje się.

P.k.p.r. powinna być prowadzona prawidłowo zarówno pod względem formalnym (niewadliwie), jak i materialnym (rzetelnie). Księga jest prawidłowa pod względem formalnym (niewadliwa), jeżeli jest prowadzona zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Księga jest prawidłowa pod względem materialnym (rzetelna), jeżeli jest prowadzona zgodnie ze stanem rzeczywistym. Księgę uznaje się za rzetelną również, gdy: 1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodów nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym urząd skarbowy stwierdził te błędy; 2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiły podatnikowi prowadzenie księgi; 3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżaniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny; 4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez urząd skarbowy; 5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej pomyłki, a podatnik ma dowody księgowe odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach.

W razie prowadzenia p.k.p.r. przy zastosowaniu technik informatycznych warunkiem uznania jej za prawidłową jest: 1) określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg; 2) stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem z księgi; 3) przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji do czasu wydruku zawartych na nich danych w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Zakup materiałów podstawowych (surowców) oraz towarów handlowych powinien być zaksięgowany niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży, zaś zapisy dotyczące pozostałych wydatków oraz sprzedaży (przychodów) powinny być dokonywane raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Podatnik może zlecić prowadzenie księgi przychodów i rozchodów wyspecjalizowanej jednostce świadczącej usługi w zakresie rachunkowości, w tym również z zastosowaniem techniki komputerowej. Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone takiej jednostce (biuru rachunkowemu), to podatnik zobowiązany jest: 1) w terminie 7 dni od zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym właściwy urząd skarbowy, wskazując dokładny adres i nazwę biura oraz miejsce (adres) prowadzenia i przechowywania księgi oraz dokumentów związanych z jej prowadzeniem; 2) prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję (księgę, rejestr, zestawienie) sprzedaży.  

Ewidencja sprzedaży powinna zawierać: liczbę porządkową wpisu, datę wpisu, nieudokumentowany rachunkami przychód ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług. Jeżeli podatnik dokonuje: 1) sprzedaży komisowej; 2) kupna i sprzedaży wartości dewizowych; 3) udzielania pożyczek pod zastaw (prowadzenia lombardów), zobowiązany jest prowadzić w miejscu wykonywania działalności także dodatkowe ewidencje.

P.k.p.r. służy do ewidencji operacji gospodarczych występujących we wszystkich rodzajach działalności. Oprócz tej księgi osoby dokonujące: 1) sprzedaży komisowej - powinny prowadzić dodatkowo ewidencję towarów przyjętych w komis oraz rozliczeń z kontrahentami; ewidencja taka powinna zawierać w szczególności datę przyjęcia towaru w komis, imię, nazwisko i adres komitenta, ilość, rodzaj, cenę jednostkową i wartość towaru, datę sprzedaży towaru, kwotę wypłaty komitentom, zniżki cen, datę zwrotu towaru oraz kwotę uzyskanej prowizji; 2) kupna i sprzedaży wartości dewizowych - powinny prowadzić dodatkowo rejestr kupna i sprzedaży wartości dewizowych według zasad określonych w przepisach w sprawie prowadzenia działalności gospodarczej polegającej na kupnie i sprzedaży wartości dewizowych; 3) udzielania pożyczek pod zastaw (prowadzenia lombardów) - powinny prowadzić dodatkowo ewidencję pożyczek i zastawionych rzeczy, zawierającą nazwisko i imię pożyczkobiorcy, adres, datę udzielenia pożyczki, kwotę udzielonej pożyczki, wysokość umówionych odsetek w złotych, opis zastawionej rzeczy i jej wartość sprzedażną, termin zwrotu pożyczki wraz z odsetkami, datę i kwotę zwróconej pożyczki wraz z odsetkami, datę zwrotu zastawionej rzeczy, datę sprzedaży rzeczy i kwotę należną z tytułu tej sprzedaży, kwotę prowizji stanowiącej wartość spłaconych odsetek lub różnicę między wartością zastawionej rzeczy a kwotą udzielonej pożyczki.

Dowody księgowe oraz p.k.p.r. powinny znajdować się stale w miejscu wykonywania działalności lub w miejscu określonym przez podatnika jako jego siedziba, a jeśli księgę prowadzi biuro rachunkowe - w miejscu wskazanym przez podatnika. Podatnicy prowadzący działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego powinni przechowywać księgę w miejscu wykonywania swojej działalności, natomiast jeśli są zobowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży lub dodatkowe ewidencje (towarów przyjętych w komis, kupna i sprzedaży wartości dewizowych, pożyczek i zastawionych rzeczy), to w miejscu prowadzenia działalności powinny znajdować się co najmniej te ewidencje.

Przedsiębiorstwo wielozakładowe powinno prowadzić księgi w każdym zakładzie. Podatnik może jednak stosować tylko jedną p.k.p.r. w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach prowadzona jest co najmniej ewidencja sprzedaży.

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są: 1) faktury, rachunki, rachunki uproszczone oraz faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT komis, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej fakturami, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, a także faktury VAT UE, rachunki i noty korygujące, zwane dalej „rachunkami”, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach; 2) inne dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej: a) wiarygodne określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy, adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy; b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy (na fakturach VAT muszą być umieszczone daty wystawienia, sprzedaży i płatności); c) przedmiot operacji gospodarczej i jej wartość oraz określenie ilościowe; d) własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej prawidłowe udokumentowanie. Dowody te powinny być oznaczone numerami lub w inny sposób.

Zapisy powinny umożliwiać powiązania dowodów z zapisami księgowymi dokonywanymi na ich podstawie.

Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik obowiązany jest przeliczyć walutę obcą na złote po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie ustalonym przez prezesa NBP. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Fakt otrzymania materiałów (podstawowych i pomocniczych) oraz towarów handlowych powinien być potwierdzony na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła, oraz numerem pozycji, pod którą zaewidencjonowano otrzymanie materiałów lub towarów. Jeżeli materiał lub towar handlowy został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem rachunku, wtedy należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanej dostawy (materiału, towaru), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału lub towaru, i dokonać zapisu w księdze (ewidencji) na podstawie tego opisu. Dokument opisu powinien być potwierdzony datą i podpisem osoby, która dostawę przyjęła, oraz numerem pozycji, pod którą został zaksięgowany. Należy go przechowywać jako dowód zakupu i połączyć z nadesłanym następnie rachunkiem. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w rachunku powinna być zaksięgowana w księdze (ewidencji) w dniu otrzymania rachunku dostawcy.

Materiał powierzony przez zleceniodawcę nie stanowi zakupu i nie wymaga zaksięgowania. Jeżeli jednak w razie kontroli podatnik nie może wskazać zleceniodawcy, uważa się, że materiał został przez podatnika kupiony bez udokumentowania tego faktu.

Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów podstawowych i przedmiotów, niebędących środkami trwałymi, może być udokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel jednostki wydającej paragon i określającymi ilość, cenę jednostkową oraz kwotę dokonanego zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik powinien uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu) oraz rodzaj (nazwę) kupionego materiału.

Niektóre rodzaje wydatków (kosztów) mogą być dokumentowane tzw. dokumentami wewnętrznymi, tj. dokumentami wystawionymi w zakładzie, zaopatrzonymi w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Dowody te powinny określać przy zakupie: nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych wypadkach przedmiot operacji gospodarczych i kwotę wydatku.

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie: 1) zakupu produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym; 2) wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika, nieprzerobionych sposobem przemysłowym; 3) zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych; 4) kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników i osób prowadzących działalność gospodarczą; 5) kosztów z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego do celów związanych z działalnością gospodarczą w wysokości nieprzekraczającej obowiązujących stawek określonych w odrębnych przepisach; 6) zakupu od ludności odpadków poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem skupu metali nieżelaznych; 7) wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę w części przypadającej na działalność gospodarczą, w wypadku prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu; 8) opłat uiszczonych znakami opłaty skarbowej oraz opłat sądowych i notarialnych.

Ponadto podstawą zapisów w p.k.p.r. mogą być: 1) dzienne zestawienia dowodów (np. rachunków, faktur dotyczących sprzedaży); 2) noty księgowe, sporządzane w celu skorygowania operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego, przekazywane kontrahentom podatnika; 3) zestawienia miesięczne kosztów z tytułu używania prywatnego samochodu osobowego dla potrzeb prowadzenia działalności gospodarczej; zestawienia te powinny zawierać co najmniej następujące dane: ilość przejechanych kilometrów w danym dniu, cel wyjazdu i ogólną wartość wynikającą z iloczynu przejechanych kilometrów w danym miesiącu i obowiązujących stawek określonych w odrębnych przepisach oraz rzeczywistych kosztach wynikających z posiadanych rachunków.

Przed zaprowadzeniem p.k.p.r oraz na koniec każdego roku podatkowego, a także w razie zmiany osoby podatnika (wspólnika) lub zaprzestania działalności powinien być sporządzony z natury spis towarów handlowych, materiałów (podstawowych i pomocniczych), półfabrykatów, wyrobów gotowych, braków i odpadów oraz materiałów przyjętych od zamawiającego do przerobu lub obróbki.

Wyniki spisu z natury wpisuje się do p.k.r.p. według poszczególnych rodzajów i jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie to powinno być złożone urzędowi skarbowemu łącznie z księgą.

Spis z natury powinien być dokonany na dzień 31 grudnia. W razie zamiaru odstąpienia od tej daty płatnik obowiązany jest zawiadomić urząd skarbowy w terminie 7 dni przed datą sporządzenia tego spisu.

Ponadto firmy prowadzące p.k.r.p. są obowiązane posiadać ewidencję środków trwałych oraz ewidencję wyposażenia. Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1500 zł. Ewidencja ta musi zawierać co najmniej następujące dane: datę nabycia, numer rachunku, nazwę wyposażenia, cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia, numer pozycji, pod którą wpisano w księdze oraz datę i przyczynę likwidacji.

Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych powinna zawierać: 1) liczbę porządkową; 2) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej; 3) datę nabycia; 4) symbol klasyfikacji rodzajowej środków trwałych GUS; 5) wartość początkową; 6) stawkę amortyzacji; 7) kwotę rocznej i miesięcznej amortyzacji.

Pracodawcy obowiązani są również do prowadzenia indywidualnych (imiennych) kart wynagrodzeń pracowników. Karta musi zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko pracownika, kwotę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i naturze), koszty uzyskania przychodu, dochód za miesiąc, razem dochód, narastająco od początku roku i należną zaliczkę (wraz z datą potrącenia) na podatek dochodowy.

Dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych istotne jest to, że w roku rozpoczęcia działalności mogą zawsze wybrać uproszczoną ewidencję podatkową w formie p.k.r.p. w przypadku nieprzekroczenia limitu obrotów określonego w ustawie o rachunkowości (800 000 euro), mogą oni korzystać z tej formy ewidencji w następnych latach, co wiąże się z kosztami prowadzenia ewidencji. Ewidencja uproszczona jest tańsza od prowadzenia ksiąg rachunkowych (handlowych), ale też znacznie mniej szczegółowa.

Do góry