Ocena brak

Organizowanie dużych zebrań z udziałem gości zagranicznych

Autor /Sydney Dodano /19.04.2011

 

Prowadzenie rozmów z partnerami zagranicznymi wymaga odpowiedniego przygotowania sali konferencyjnej i zapewnienia obu delegacjom właściwych warunków. Przygotowanie sali należy do obowiązków sekretarki. W dniu rozpoczęcia rozmów czyni ona niezbędne przygotowania, w wyniku których na stole znajdą się kwiaty, papier do sporządzania notatek, długopisy, woda mineralna, szklaneczki i otwieracze. Następnie ustala, jaka liczba krzeseł będzie potrzebna na sali i opracowuje plan rozsadzenia uczestników przy stole.

Delegacje zajmują miejsca naprzeciwko siebie po obu dłuższych bokach stołu, z tym jednak, że delegacja goszczona zajmie miejsce naprzeciwko głównego wejścia albo, w przypadku, gdy do sali będą prowadzić drzwi boczne, miejsce naprzeciwko okien.

Kolejność miejsc zajmowanych przez poszczególnych członków delegacji zależy od starszeństwa, Miejsca środkowe zajmują przewodniczący delegacji. Po ich prawej stronie, a więc na miejscach 1 i A usiądą dwaj wiceprzewodniczący, a na miejscach 2 i B - członkowie delegacji zajmujący w hierarchii następne miejsce, itd.

 

 

Niekiedy rozmowy przedłużają się, a ich uczestnicy odczuwają zmęczenie głód. Zachodzi konieczność urządzenia poczęstunku.

Poczęstunek najczęściej przybiera formę kawy lub przekąski i odbywa się przy innym stole lub w sąsiednim pomieszczeniu.

Częstując kawą podajemy również ciasto. Przygotowujemy też herbatę, ponieważ nie wszyscy piją kawę. Niekiedy chcemy wzbogacić nasz posiłek i podajemy kanapki, które spożywamy popijając herbata, a nie kawą.

Niekiedy delegacja przebywa tylko jeden dzień i nie ma możliwości urządzenia dłuższej przerwy na spożycie obiadu. W takiej sytuacji gospodarz organizuje poczęstunek w formie przekąski. Stół przykrywa się białą lub kolorową serwetą. Następnie kładzie się talerzyki, noże i widelce oraz papierowe serwetki. Na stole ustawia się w półmiskach zimne zakąski. Na zakończenie podaje się kawę. Uczestnicy rozmowy obsługują się sami. Po wzięciu wybranych potraw ze stołu zajmują wolne miejsca i w ten sposób powstają grupki złączone wspólnymi zainteresowaniami, co ułatwia prowadzenie dalszych rozmów.

Podobne prace

Do góry