Ocena brak

Opracowanie podstaw systemu informatycznego

Autor /Nortug Dodano /20.03.2013

Jak wspomniano wcześniej, jednym z podstawowych warunków wdrożenia logistycznej strategii w przedsiębiorstwie jest wprowadzenie technologii informatycznej jako efektywnego narzędzia zbierania i przetwarzania informacji. W niniejszym podrozdziale przedstawiono kolejne kroki, jakie należy wykonać, aby mógł powstać system informatyczny przydatny dla usprawnienia pracy w przedsiębiorstwie. Zakładamy, że system opracowuje obca firma doradcza, prowadząca również działalność w zakresie projektowania i wdrażania systemów przetwarzania danych.

W procesie tym biorą udział:

-    projektanci systemów,

-    analitycy,

-    programiści.

Zadania projektanta podczas opracowywania nowego systemu

Po otrzymaniu zlecenia projektant przystępuje do opracowania planu realizacji projektu mając na uwadze (rys. ):

-    cel i zakres projektowanego systemu,

-    wstępny koszt przewidywanego wyposażenia komputerowego,

-    koszt pracy zespołu obsługującego system,

-    praktyczne wykorzystanie systemu,

-    dokładność projektowanego systemu.

Projektant systemów przetwarzania danych powinien wykonać prace w trzech etapach. ETAP I - badanie istniejącego systemu:

-    zarejestrowanie faktów, określenie osób oraz komórek organizacyjnych, zajmujących się danym problemem;

-    analiza istniejącego systemu, czyli przebadanie działań i skuteczności stosowanego dotychczas systemu;

-    analiza procedur (procedura jest to seria relatywnych wydarzeń), badanie poszczególnych, aktualnie stosowanych procedur pod kątem logiki następstwa zdarzeń;

-    przepływ (kolejność) wydarzeń oraz związanych z nimi informacji wejściowych lub wynikowych;

-    podział zadań realizowanych przez poszczególne działy przedsiębiorstwa;

-    szczegółowy przepływ informacji z działu do działu, także pomiędzy działami i komórkami w działach.

ETAP II - ustalenie wymagań nowego (projektowanego) systemu:

-    zakres zmian w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa;

-    nowe lub zmodernizowane procedury w przedsiębiorstwie;

-    nowe wymagania przedsiębiorstwa;

-    możliwości zwiększenia efektywności;

-    uzyskanie zgody dyrekcji na nowy system.

ETAP III - projekt nowego systemu:

-    nowe procedury dostosowane do posiadanych przez firmę komputerów;

-    szczegółowe określenie informacji wejściowych (tabele danych wraz z opisem, określeniem zakresu i rodzaju danych);

-    szczegółowe określenie uzyskiwanych wyników na wyjściu, najlepiej w postaci tabel wynikowych lub innych postaci graficznych;

-    określenie wielkości pamięci komputera centralnego oraz konfiguracji całej sieci;

-    przepływ informacji ujęty w algorytmach (schematy blokowe zawierające kierunki przepływu informacji i jej wykorzystania).

Zaangażowanie użytkownika i projektanta

Projektant wykonując analizę istniejącego systemu działa w porozumieniu z kierownictwem przedsiębiorstwa. Porozumienie się projektanta z kierownictwem jest warunkiem swobodnego dostępu do informacji źródłowych. W poszukiwaniu właściwych informacji powinien on dotrzeć do każdej komórki organizacyjnej przedsiębiorstwa. Pełna informacja umożliwia dokładne poznanie przedsiębiorstwa. Im więcej informacji posiada projektant, tym pełniejszy ma obraz działalności zakładu i poprawności jego struktury organizacyjnej. Wskazane jest uzyskanie nie tylko formalnego poparcia dyrekcji przedsiębiorstwa, ponieważ pozwala to na otrzymanie pełniejszej informacji z niższych szczebli. Głębokie wniknięcie w proces technologiczny umożliwia opracowanie systemu, który rzeczywiście ułatwi kierownictwu podejmowanie decyzji i pozwoli na odkrycie skomplikowanych problemów, dotychczas ukrytych (zamaskowanych).

Podczas prowadzenia rozmów z kierownictwem przedsiębiorstwa należy:

-    poznać punkt widzenia dyrekcji na system i jego cele,

-    poznać opinię dyrekcji dotyczącą efektywności zakładu,

-    dokonać rozpoznania istniejących problemów i rozwiązania ich w ramach systemu,

-    wykazać się znajomością pewnych procedur i ich przebiegów,

-    podać szereg aktualnych wiadomości o komputerach,

-    wzbudzić zainteresowanie dyrekcji projektami.

Dostęp do dokumentów, które są niezbędne dla projektowania systemu, łatwiej się uzyska, jeżeli kadra niższych szczebli w przedsiębiorstwie wie, że projektujący system posiada zgodę dyrekcji. Dyrekcja powinna być zaangażowana w prace nad koncepcją systemu i powinna być informowana (oczywiście nie w szczegółach) o postępach i o pewnych problemach, jeżeli rzeczywiście takie występują. Przedstawiane dyrekcji koncepcje powinny być dobrze przemyślane, a projektant powinien być dobrze przygotowany do rozmowy.

Drogi do rozwiązania problemu prowadzą przez właściwy kontakt z pracownikami przedsiębiorstwa, którzy:

-    będą czynnie uczestniczyli w przygotowaniu systemu i jego wykorzystaniu;

-    będą wypełniać arkusze próbne (tabele z danymi) dla systemu i na pewno zadadzą sobie pytanie, po co to robią;

-    będą stale pracować z systemem (należy im udowodnić, że właściwa kooperacja przyniesie korzyści obydwu stronom).

Wykazanie możliwych korzyści wynikających z takiej kooperacji zapewni lepszą współpracę obu stronom.

Punkty styczne między użytkownikiem a projektantem systemu powinny być następujące:

-    wskazany jest kontakt z priorytetowym (czyli najistotniejszym dla przedsiębiorstwa) wydziałem oraz osobą (najczęściej kierownikiem), która jest dobrze zorientowana w pracy wydziału;

-    wskazane jest włączenie kompetentnej osoby do współdziałania;

-    wskazane jest skompletowanie całości systemu w obecności osoby odpowiedzialnej za działanie systemu po jego wdrożeniu.

Najkorzystniejsze jest wybranie niewielkiej grupy ludzi, która od pewnego momentu jest włączona do pracy nad systemem, i z tą grupą należy omawiać problemy.

Rola dokumentów standardowych podczas analizy systemu

Rzadko która firma lub jej dział zajmujący się opracowywaniem systemów przetwarzania danych bądź wykonywaniem programów z tego zakresu na zlecenie posiada duże doświadczenie w kontroli pracy pracowników, a szczególnie projektantów i programistów. Nie zawsze prawidłowo jest rozwiązany problem komunikacji i przekazywania informacji pomiędzy: użytkownikiem, projektantem, programistą i operatorem (użytkownikiem) komputera lub sieci komputerowej. Każdy z nich jest specjalistą w innej dyscyplinie. Szczególnie praca projektanta i programisty jest trudna do ujęcia w jakieś normy czasowe. Zazwyczaj wymaga się od nich, aby sami określali czas swojej pracy, i zwykle tylko na ich zdaniu można się opierać.

Jeżeli chodzi o użytkownika, można go dość szybko przeszkolić z zakresu wiedzy o systemach komputerowych. Natomiast dla projektanta proponowane są dokumenty standardowe, w których projektant wpisuje w punktach, co zostało zrobione, wraz z zaznaczeniem przepływu informacji. Jest to obraz całej pracy projektanta. Według danych brytyjskiego biura projektowania systemów wprowadzenie dokumentów standardowych zwiększyło wydajność pracy projektantów o około 30%. Dodatkową stroną pozytywną wymienionego dokumentu jest to, że przejęcie pracy przez innego projektanta nie jest utrudnione, wystarczy przeglądnąć dokument, by można było kontynuować pracę.

Na rysunkuprzedstawiony został przykładowy formularz dokumentu zawierający:

-    wejście - informacje zawarte w dokumentach: nazwa danych, czego informacje dotyczą, miejsce powstania, media - środki przenoszenia;

-    wyjście - postać informacji na wyjściu, nazwy dokumentów, rodzaj zapisu informacji, media, częstotliwość ich wydawania.

Przygotowanie standardowych dokumentów nie jest trudne, ponieważ zwykle ośrodki zajmujące się projektowaniem i wykonaniem systemów komputerowych dysponują podobnymi dokumentami, które można zastosować z powodzeniem w innego typu przedsiębiorstwach. W dokumentach tych zostaje opisany przepływ informacji w przedsiębiorstwie. Korzyści, jakie przynoszą standardowe dokumenty, są następujące:

-    wprowadzają wspólny język pomiędzy współpracownikami,

-    zmuszają do precyzyjnej rejestracji informacji,

-    zapewniają szybkie porozumienie się,

-    umożliwiają kontrolę pracy,

-    zapewniają szybki wgląd w pracę wykonaną przez poprzednika.

Przykładowe formularze standardowe przestawiono na rysunkach. Arkusz pierwszy (rys. ) wypełnia się w sposób następujący:

-    z lewej strony należy podać informację wejściową: nazwę wejścia, miejsce pochodzenia, częstotliwość (frekwencja dokonywania zapisu), ilości oraz własną jej ocenę;

-    w części dolnej tej samej strony należy podać nazwę zbioru, medium, do czego jest używany;

 

-    w części środkowej wykonuje się opis procesu, w którym opisywane dokumenty biorą istotny udział;

-    z prawej strony formularza podaje się nazwę wyjścia (dokumentu po przetworzeniu), przeznaczenie, medium, częstotliwość, ilość informacji wprowadzanej lub przetwarzanej, wartość czynionych zapisów dla procedur wykonywanych w dziale;

-    w części marginesowej wpisywana jest nazwa ogólna systemu, nazwa podsystemu, nazwa lub symbol dokumentu, nazwisko osoby udzielającej informacji lub kierownika działu oraz datę wykonania arkusza;

-    z prawej strony dolnej części podawane są urządzenia techniczne używane w dziale lub badanej komórce organizacyjnej.

Arkusz należy uzupełnić nazwiskiem autora, ewentualnymi innymi informacjami, które nie zostały ujęte we wcześniejszych rubrykach, a które z punktu widzenia autora mogą być przydatne. Istotne jest podanie nazwy i numeru arkusza podsumowań, do którego należy arkusz indywidualny, wyżej opisany.

Przedstawiony arkusz indywidualny stosowany do opisu procesu lub procedury jest zazwyczaj jednym z elementów większej całości, dlatego też stosowane są arkusze zbiorcze lub podsumowujące.

Arkusz standardowy zbiorczy lub podsumowań (rys.) zawiera następujące informacje:

-    opis (nazwę) zbioru, którego arkusz zbiorczy dotyczy, nazwę opracowywanego systemu, numer dokumentu i jego nazwę oraz numer kolejny arkusza, jeżeli jest ich więcej;

-    nazwę typu zbioru wejściowego, wyjściowego oraz zbioru głównego, strukturę zbioru;

-    na czym zbiory są przechowywane (zapisane), dysk twardy, dyskietki, dysk serwera, taśma magnetyczna lub inny nośnik, okres przetwarzania (w określonym czasie lub wielokrotnie), rodzaj zapisu (normalny czy binarny), numer kopii;

-    procedurę odzyskiwania informacji ze zbioru (po przetworzeniu);

-    przyjęty (na etapie zbierania danych) klucz w kodzie transakcyjnym, klucze do indeksacji rekordów;

-    przyjęty rodzaj znakowania zapisu (informacji w rekordach);

-    przeniesione informacje według arkusza indywidualnego: poziom (numer według standardu 1, zbiór (rejestr) jego nazwa, miara, jednostka, format, częstotliwość występowanie zjawiska;

-    wymiar danego bloku informacji, pliku (przeciętny i maksymalny), zastosowane medium do zapisu informacji (taśma magnetyczna (typ), dyskietki (ilość i rodzaj), dysk twardy (typ, pojemność);

-    jednostkę akumulacyjną (zapisu) podaną w bajtach i rekordach, liczbę maksymalną i przeciętną bloków informacyjnych (dla danej struktury zbioru), wskaźnik procentowy przewidywanego przyrostu informacji.

 

Przed przystąpieniem do analizy systemu projektant otrzymuje wytyczne od swojego kierownictwa.

Wytyczne ustalają następujące zagadnienia:

-    cel i zakres badania,

-    dokładne granice systemu,

-    docelowe okresy wykonania projektu.

Ostatnie dwa punkty są ustalane przez kierownika ośrodka lub firmy. Wytyczne dla projektanta powinny być ściśle określone, ponieważ szukanie rozwiązań niedokładnie określonych nie prowadzi do sukcesu. Wielu z pracowników przedsiębiorstwa będzie korzystać z systemu, jednak pierwsze wrażenie może ich negatywnie nastawić do systemu.

Podobne prace

Do góry