Ocena brak

Komunikowanie się

Autor /Lauren Dodano /20.04.2011

 

Komunikowanie się jest zjawiskiem występującym na co dzień w kontaktach rodzinnych, towarzyskich i oczywiście w środowisku pracy.

Równocześnie, obserwując w praktyce funkcjonowanie ludzi w organizacji, nierzadko dostrzega się deficyt w sposobie mówienia i słuchania, czyli w sztuce komunikowania się.

Tak więc komunikowanie się jest ważne dla sprawnego funkcjonowania członków organizacji.

Należy się zgodzić z poglądem, że umiejętność porozumiewania się jest jednym z warunków osiągnięcia sukcesu przez indywidualne osoby, jak również warunkiem sprawnego przebiegu wielu procesów w każdej organizacji, takich jak np.:

  • kontakty z klientami i kooperantami,

  • formułowanie celów,

  • podejmowanie i implementowanie decyzji,

  • kontrolowanie przebiegu określonych procesów oraz ich skutków.

Szczególne znaczenie posiada komunikowanie się w sferze zarządzania zasobami ludzkimi. Dotyczy to praktycznie wszystkich obszarów zadaniowych tego zarządzania, począwszy od kształtowania stosunków między organizacjami przedstawicielskimi załogi a kierownictwem firmy, poprzez zatrudnianie, ocenianie, zwalnianie, na bieżącym kierowaniu pracą zespołów pracowniczych kończąc.

Wiele znanych na świecie firm stara się kreować warunki stymulujące nieskrępowaną wymianę myśli w środowisku pracy w przekonaniu, że to pozytywny wpływ na produktywność poszczególnych osób i grup oraz organizacji jako całości.

Przykładem może być firma Steelcase, największy producent mebli biurowych w Stanach Zjednoczonych.

W nowo zbudowanym budynku tej firmy wprowadzono szereg rozwiązań konstrukcyjnych, których celem, jest stworzenie warunków sprzyjających nieskrępowanej i łatwej wymianie poglądów między pracownikami.

I tak np. zrezygnowano z instalacji wind, zastępując je schodami ruchomymi.

Z wcześniejszych obserwacji wynikało bowiem, że ludzie chętniej rozmawiają ze sobą stojąc na schodach niż w windzie.

Ponadto urządzono szereg miejsc, gdzie pracownicy mogą usiąść i swobodnie przedyskutować nurtujące ich kwestie, po czym bezzwłocznie dalej pracować nad na swoich stanowiskach pracy.

Odpowiednio wyprofilowane stoły konferencyjne, biurka i całe pomieszczenia zaprojektowane zostały z myślą o ograniczeniu do minimum barier swobodnej wymiany myśli.

Przytoczone powyżej rozwiązania, mające ułatwić komunikowanie się członków organizacji, nie są przejawem pewnego rodzaju luksusu, na który firma może, ale musi sobie pozwolić.

Są one usankcjonowaniem faktu, iż praktycznie każdy pracownik, niezależnie od stanowiska pracy, które zajmuje i funkcji, którą spełnia w firmie, połowę swojego czasu poświęca na komunikowanie się z innymi pracownikami.

A jeżeli uwzględniamy jeszcze fakt, iż porozumiewanie się ludzi następuje także za pomocą gestów, mimiki oraz mowy ciała, to można powiedzieć, iż praktycznie komunikujemy się bez przerwy, zarówno zgodnie ze swoją wolą, jak i niezależnie od niej, zarówno webalnie jak i niewerbalnie, czy też oficjalnie lub nieoficjalnie.

Komunikowanie się jest procesem wymiany informacji za pomocą słowa mówionego i pisanego, symboli oraz mowy ciała.

Jego celem w organizacji jest wyzwalanie i prowadzenie działań pracowników we wspólnym kierunku, zgodnym z jej celami.

Jest ono więc instrumentem wysyłania i otrzymywania informacji różnymi kanałami formalnymi i nieformalnymi i może odbywać się w różnych kierunkach w hierarchii organizacyjnej:

  • z dołu,

  • z góry,

  • na dół,

  • w poziomie,

  • poprzecznie.

Proces ten można wyrazić w następując sposób:

 

NADAWCA KODOWANIE INFORMACJA KANAŁ ODKODOWANIE ODBIORCA EFEKT

 

Nadawcą informacji może być każdy pracownik zatrudniony w danej organizacji, jak również osoby spoza niej.

Kodowanie polega na ujęciu treści, które chce się przekazać, w odpowiednią formę.

Informacja jest wynikiem procesu kodowania i może przybierać formę werbalną lub niewerbalną, czasem może odbywać się mimowolnie, np. milczenie może być formą komunikowania się.

Kanał jest to środek, za pomocą którego następuje przekazywanie informacji.

Najczęściej stosowanymi kanałami przekazywania informacji są:

Odkodowanie informacji w procesie komunikowania się polega na interpretacji otrzymanej informacji przez jej odbiorcę.

Efektem komunikowania się jest konkretna postać informacji u odbiorcy. Bardzo ważną sprawą w tym procesie jest sprzężenie zwrotne, umożliwiające odbiorcy reagowanie na przekazywaną informację celem wyjaśnienia związanych z nią niejasności, a nadawcy – zorientowanie się, czy informacja dotarła w spodziewanej przez niego formie i jaką wywołała reakcję u odbiorcy. Tego typu efekt zapewnia dwukierunkowe komunikowanie się.

Przedstawiony poniżej schematycznie proces komunikowania się może być zakłócany tzw. szumem, wywołanym różnymi czynnikami związanymi z cechami:

  • zarówno osoby przekazującej informację,

  • jak i osoby odbierającej,

  • a ponadto z treścią samej informacji,

  • kanałem jej przekazu,

  • oraz warunkami, w których ten przekaz się odbywa.

Identyfikacja tych czynników, które można również określić jako bariery komunikowani, jest pierwszym krokiem w usprawnianiu sposobu, w jaki porozumiewamy się z innymi ludźmi.

Poniżej przedstawiono bariery efektywnego komunikowania się:

W literaturze można znaleźć wiele praktycznych rad, jak należy prawidłowo komunikować się i czego należy unikać. ,

J. Nęcki przedstawia np. 15 zasad poprawnego komunikowania się, szczególnie w odniesieniu do sytuacji negocjacji. Brzmią one następująco:

  • poznaj samego siebie,

  • zwracaj uwagę na drobiazgi,

  • uwzględniaj chwiejność uwagi każdego rozmówcy,

  • nie formułuj przedwczesnych ocen,

  • bądź gotów przyznać się do pomyłki,

  • zwracaj uwagę na sens, a nie formę wypowiedzi,

  • licz się z uczuciami rozmówcy,

  • nie lekceważ żadnego pytania,

  • różnica może być korzystna,

  • spróbuj przyjąć punkt widzenia twych oponentów,

  • uważaj na sposoby wyrażania niezgody,

  • unikaj udzielania rad,

  • bądź uważnym obserwatorem,

  • wyrażaj się jasno i rzeczowo,

  • okazuj szacunek rozmówcy.

Obok wymienionych powyżej zasad prawidłowego komunikowania się można sformułować kilka praktycznych zaleceń, których przestrzeganie powinno podnieść efektywność porozumiewania się w codziennych kontaktach interpersonalnych.

I tak menedżer, który chce usprawnić sposób komunikowania się, powinien dążyć do osiągnięcia dwóch celów.

  • Pierwszym z nich jest doskonalenie przekazywanych informacji.

  • Drugim doskonalenie własnego sposobu rozmienia treści przekazywanych przez innych ludzi.

Inaczej mówiąc, należy dążyć do tego, by samemu być rozumianym przez innych, ale również by rozumieć innych.

Warto także pamiętać o tym, że każdy człowiek posiada określony sposób przekazywania informacji, w którym można znaleźć zarówno mocne, jak i słabe strony.

Najważniejszą sprawą w kontekście usprawniania komunikowania jest uzmysłowienie sobie, jakim jest styl, którym porozumiewamy się na co dzień.

Drugą, nie mniej ważną sprawą jest poznanie stylu osób, z którymi najczęściej się komunikujemy, pamiętając o tym, że im więcej wspólnych elementów mają style komunikowania się poszczególnych osób, tym łatwiej będzie im się porozumieć.

Diagnozując własny styl oraz osób, z którymi porozumiewamy się w ramach wykonywanych przez nas zadań lub pełnionych funkcji, a następnie przestrzegając określonych wskazań i unikając pewnych zachowań można liczyć na skuteczną wymianę informacji

W usprawnieniu procesu komunikowania się pomaga także znajomość:

  • po pierwsze, obyczajów kulturowych w danej organizacji oraz,

  • po drugie, niewerbalnych form porozumiewania się, takich jak gestykulacja, mimika, spojrzenie, pozycja ciała, dystans między osobami rozmawiającymi, ton głosu, wygląd zewnętrzny.

Podobne prace

Do góry