Ocena brak

Komunikacja i informacja w organizacji

Autor /Ferdynand Dodano /03.01.2012

Pod pojęciem komunikacji kryje się proces wytwarzania, przekształcania i przekazywania informacji wewnątrz organizacji oraz pomiędzy organizacją a otoczeniem. Celem komunikowania jest stałe i dynamiczne kształtowanie, modyfikacja bądź zmiana wiedzy, postaw, lub zachowań w kierunku zgodnym z interesem organizacji oraz stworzenie przyjaznej wspólnoty komunikacyjnej.

Funkcje komunikowanie w organizacji:

- informacyja

- integracyjne,

- motywacyjna,

- kontrolna.

- perswazyjna

Komunikacja bezpośrednia

Nadawca -> komunikat -> odbiorca -> efekt

Komunikacja pośrednia

Nadawca -> komunikat -> kanał -> odbiorca -> efekt

Pięć podstawowych obszarów analizy:

  • nadawcy (kto mówi?),

  • treści komunikatu (co mówi?),

  • kanału przekazu (jak?),

  • odbiorcy ( do kogo?),

  • efektów komunikowania (z jakim skutkiem?).

Procesowi kodowania musi odpowiadać z drugiej strony łańcucha komunikacyjnego proces poprawnego odbioru komunikatu.

Odpowiednio dobrany kanał powinien przede wszystkim zapewnić szybkość i precyzję przepływu informacji oraz realny wpływ na odbiorcę. Liczy się także umiejętność i chęć jego wykorzystywania.

W powiązaniu z ilością przetwarzanych komunikatów prowadzi to do powstawania zjawiska tzw. szumu, którego skutkiem może być postępująca redukcja sygnału ( uproszczenie lub zniekształcenie informacji)

Podstawowe bariery utrudniające komunikowanie organizacyjne:

  1. cechy nadawcy (brak predyspozycji i umiejętności porozumiewania się, manipulowanie informacjami)

  2. cechy odbiorcy (bariery percepcyjne i interpretacyjne, brak umiejętności słuchania partnera, brak zaufania, bariery emocjonalne)

  3. czynniki otoczenia komunikacyjnego (bariery fizyczne, zjawiska konkurencyjne wobec komunikowania, bariery kulturowe, przeciążenie informacyjne)

Typowym zjawiskiem dla współczesnych organizacji jest przeciążenie informacyjne, wynikające z błędnego założenia, że wzrost ilości pozyskiwanych informacji bezpośrednio rzutuje na sprawność organizacji. Tymczasem w sytuacji nadmiaru otrzymywanych wiadomości spotykamy następujące zjawiska:

- pomijanie

- magazynowanie nadmiaru

- selektywność odbioru

- uogólnianie otrzymanych informacji

- odejście od wyznaczonych zadań

Istotnym problemem stała się możliwość radzenia sobie z nadmiarem informacji, z odsiewem tego, co nieważne, przypadkowe.

Wyróżniamy 4 główne kierunki komunikowania:

  1. komunikowanie pionowe w dół – kierunek wyznaczony hierarchią organizacyjną (polecenia służbowe, decyzje)

  2. komunikowanie pionowe w górę – polega na pozyskiwaniu informacji zwrotnych z niższych szczebli organizacji

3) komunikowanie poziome – ma charakter funkcjonalny (koordynacja, współpraca członków organizacji, którzyzajmują równe pozycje w strukturze

4) komunikowanie diagonalne (ukośne) - sytuacja, kiedy komunikujące się jednostki maja różne pozycje strukturze hierarchicznej strukturze i nie są w bezpośrednim stosunku kierownik – podwładny

W przypadku komunikowania pionowego należy pamiętać o tym, by:

- kanały informacyjne były jak najkrótsze (zapewnia to szybkość i precyzję)

- mieć pewność co do kompetencji osób przetwarzających informacje

- nie pomijać żadnego z ogniw pośrednich

- kanały informacyjne powinny być powszechnie znane (każdy człowiek organizacji wie, kto może przekazywać komunikaty i komu przekazywać informacje zwrotne)

Ze względu na sposób przekazywania informacji możemy wyróżnić następujące formy porozumiewania:

  1. bezpośrednie (w styczności bezpośredniej) i pośrednie (nośniki informacji np.: TV)

  2. ustne i pisemne

  3. werbalne (symbole językowe) i niewerbalne (gestykulacja, mimika)

Ze względu na charakter relacji łączących nadawcę i odbiorcę wyróżniamy komunikowanie:

  1. formalne odbywające się wg norm i przepisów) i nieformalne (nie objęte uregulowaniami)

  2. symetryczne (nadawca i odbiorca mają zbliżone pozycje w hierarchii organizacyjnej) i niesymetryczne (różny status)

  3. dwukierunkowe (występuje sprzężenie zwrotne na każdym etapie przekazywania informacji) i jednokierunkowe (nadawca nie oczekuje potwierdzenia lub odpowiedzi na swój przekaz).

Podobne prace

Do góry