Ocena brak

Identyfikacja procesów

Autor /Encyklopedia Zarządzania Dodano /10.03.2012

Rozwój podejścia procesowego


Pojęcie systemu oraz tzw. procesowe nie są nowymi pojęciami wprowadzonymi przez ISO. Trzeba mieć świadomość, że podejście to istniało już wiele lat przed powstaniem norm serii 9000. Niektóre firmy konsultingowe wdrażały już systemy jakości zgodne z ISO 9001:1994 metodą procesową. Organizacja powinna być postrzegana jako system.


Podstawowe cechy tego systemu to:

  • wymiana z otoczeniem (system otwarty),
  • wymiana ekwiwalentna, nieprzechodnia, symetryczna (np. przełożony-podwładny),
  • organizacja zajmuje się otoczeniem, nie tylko sobą,
  • jest tworem technicznym, społecznym, zawiera elementy nauki i sztuki,
  • jest to celowa organizacja ludzka, tworzą ją ludzie o różnych postawach, motywach i aspiracjach (stąd ma charakter probabilistyczny),
  • nie ma ścisłych granic, przenika się z otoczeniem,
  • jest zbudowana z podsystemów (np. system jakości), co umożliwia przepływ informacji i sterowanie nimi,
  • sprzężenia zwrotne umożliwiają sterowanie i optymalizację,
  • jest zdolna do rozwoju, zwiększania sprawności, zwiększania stopnia zorganizowania,
  • jest zdolna do zachowania równowagi dynamicznej,
  • podstawowe znaczenie mają informacje,
  • jest zdolna do osiągania celów różnymi drogami,
  • rośnie w niej rola procesów zarządzania i procesów pomocniczych, jakość "obsługi" procesów podstawowych. (Współczesne... 1983)

Definiując procesy w organizacji musimy zwrócić uwagę na szereg istotnych elementów:

  • początek i koniec procesu,
  • struktura procesu,
  • wejścia i wyjścia,
  • dostawcy i klienci,
  • właściciel procesu,
  • kryteria oceny,
  • wpływ na wynik całości organizacji,
  • mierniki,
  • narzędzia pomiaru i oceny,
  • kryteria i metody sterowania, w tym sprzężenia zwrotne,
  • zasoby i odstępstwa,
  • dokumentacja procesu i jego przebiegu. (K. Dendura 2001, s.3)

Wyodrębnienie procesów zachodzących w organizacji jest zadaniem niełatwym, jako że w latach 90-tych spora część zarządów firm zarzuciła zasady zarządzania wpajane studentom kierunków zarządzania na pierwszych latach studiów. Skutkiem tego z czasem powstał bałagan organizacyjny, w którym poszczególne procesy zaczęły dublować swoje zadania lub pomijać niektóre z nich. Stworzenie na początku wdrożenia systemu zarządzania jakością listy procesów oraz orientacyjnej mapy ich powiązań umożliwia sprawniejsze wdrożenie wymagań normy.


Procesy można dzielić na mniejsze elementy, które zwykle nazywa się podprocesami. Podział musi być taki, aby suma podprocesów składała się na cały proces. W ramach podprocesów można wyróżnić także logicznie powiązane grupy zadań, zwane niekiedy działalnościami. Mapa procesów w ujęciu ogólnym wyodrębnia procesy i ważniejsze podprocesy.


W organizacji możemy wyróżnić procesy ogólne, główne, pomocnicze oraz systemowe. Procesy główne związane są z podstawową działalnością organizacji, mogą wynikać z charakteru działalności (np. procesy produkcyjne czy usługowe) lub z przepisów prawa (np. urzędy). Generalnie przyjmuje się, że tworzą one wartość dla klienta. Procesy pomocnicze są wykonywane przez pracowników instytucji, jednak nie wynikają one bezpośrednio z działalności podstawowej, np. magazynowanie lub transport w firmie produkcyjnej. Można stwierdzić, że są to procesy, które w ramach outsourcingu mogą zostać zlecone na zewnątrz. Procesy ogólne, zwane także procesami zarządzania, to działalności wymagane dla sprawnego działania firmy, np. księgowość czy personelem. Ostatnia grupa to procesy systemowe, wynikające z wymagań normy 2000. Jest ich sześć: nad dokumentami, nad zapisami, nad wyrobem niezgodnym, jakości|audyty wewnętrzne, doskonalące|działania korygujące i działania zapobiegawcze. Liczba i charakter procesów zależą ściśle od wielkości i rodzaju działalności przedsiębiorstwa.


Na rysunku przedstawiono przykładową mapę procesów dla firmy zajmującej się sprowadzaniem używanych pojazdów z zagranicy. Na mapie zaznaczono powiązania o charakterze informacyjnym oraz przepływ produktu.


Mapa_procesow.gif


Rys. Mapa procesów przedsiębiorstwa sprowadzającego używane pojazdy


Niebieskim kolorem oznaczono przebiegi informacyjne, natomiast czerwonym - materialne. Dla zachowania przejrzystości zaznaczono jedynie główne przebiegi informacyjne, które dają ogólny pogląd na działanie organizacji.


Autor: Sławomir Wawak
Źródło: Encyklopedia Zarządzania
Treść udostępniana na licencji GNU licencja wolnej dokumentacji 1.3 lub nowsza.

Podobne prace

Do góry