Ocena brak

FORMY TECHNIKI EWIDENCJI KSIĘGOWEJ

Autor /KolesHaHa Dodano /09.08.2013

Zespół określonych, wzajemnie powiązanych urządzeń księgowych służących do ewidencji oraz sposób dokonywania zapisów księgowych w tych urządzeniach. Do klasycznych urządzeń stosowanych w ewidencji księgowej zaliczają się: 1) dziennik - przeznaczony do chronologicznego zapisywania wszystkich operacji; 2) księga główna - stosowana do zapisów systematycznych (na kontach syntetycznych); 3) księgi szczegółowe - przeznaczone do ewidencji analitycznej.

Sposób dokonywania zapisów w urządzeniach ewidencyjnych zależy od środków technicznych stosowanych w procesie informacyjnym. W zależności od rodzaju środków wyróżnia się techniki księgowości: ręczną, maszynową, komputerową. W technice ręcznej i maszynowej zapisy w poszczególnych urządzeniach umieszcza się przez wielokrotne ich powtarzanie lub stosowanie kalki (przebitkowo). Zapisowi w jednym urządzeniu ewidencyjnym towarzyszy tworzenie kopii zapisu w innym urządzeniu. Ewidencja za pomocą techniki komputerowej wprowadza zupełnie nowe rozwiązania nie tylko techniczne, ale również technologiczne, oparte na metodach informatycznych.

W poszczególnych f.t.e.k. zespoły urządzeń przeznaczonych do ewidencji księgowej zostają zestawione i powiązane stosownie do celów rachunkowości, potrzeb informacyjnych, wymagań określonych w uregulowaniach prawnych, środków i metod stosowanych w procesach przetwarzania danych.

F.t.e.k. wyraża sposób realizacji struktur porządkujących zasoby danych na potrzeby ewidencji księgowych za pomocą środków i metod stosowanych w realizacji procesu informacyjnego w księgowości.

Historia wprowadzania f.t.e.k. U podłoża rozwoju f.t.e.k. znajdują się: zapotrzebowanie na jak najdokładniejsze odzwierciedlenie przedmiotu ewidencji księgowej, rozwój teorii rachunkowości, rozwój gospodarki towarowej, coraz większe znaczenie czasu reakcji księgowości na zgłaszane zapotrzebowanie na informację, rozwój środków technicznych i metod wspomagających procesy informacyjne, a w szczególności w zakresie integracji zasobów informacyjnych.

Duże znaczenie dla rachunkowości miały następujące tradycyjne formy techniki ewidencji księgowej: 1) włoska - uznawana za najstarszą, opisana po raz pierwszy w XV w., modyfikowana w następnych wiekach; 2) niemiecka (XVII w.); 3) tabelaryczna, nazywana niesłusznie amerykańską (XVIII w.); 4) przebitkowa (wprowadzona na początku XX w.); 5) rejestrowa (powstała w l. 1951-1952), pochodna dziennikowo-zleceniowej (1940). Do mniej rozpowszechnionych f.t.e.k. należy zaliczyć: francuską, szachownicową i angielską.

W drugiej połowie XX w. na f.t.e.k. wpływ wywarły technika i technologia komputerowa (informatyczna). Przemianom w technice i technologiach przystosowanych do wspomagania prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w księgowości towarzyszą starania o zachowanie warunków przewidzianych dla ewidencji księgowej. W tradycyjnych systemach informacyjnych zapis w ewidencji można bezpośrednio odczytać. W systemach skomputeryzowanych są stosowane nośniki informacji, które nie zawsze zapewniają przygotowanie zapisów trwałych i dostępnych do bezpośredniego odczytu przez użytkownika.

Zakres stosowania takich nośników informacji, przede wszystkim magnetycznych, jest ściśle regulowany przez obowiązujące prawo. Technologia informatyczna zapewnia również możliwość ograniczenia liczby zapisów ewidencyjnych, w szczególnym przypadku nawet do jednego. Zapis operacji gospodarczej w księgowości skomputeryzowanej z punktu widzenia technologii informatycznej może być utrwalony tylko raz (w bazie danych). Wszelkie układy ewidencyjne odpowiadające formom przewidzianym dla księgowych urządzeń mogą być udostępniane przez odpowiednie struktury danych i procedury ich przetwarzania. W praktyce sposoby dokonywania zapisów oraz zestaw i wzajemne powiązania urządzeń stosowanych w ewidencji księgowej są dostosowane do zasad przyjętych w rachunkowości.

Charakterystyka wybranych f.t.e.k. Forma tabelaryczna techniki ewidencji księgowej powstała w XVIII w. Opisał i rozpowszechnił ją teoretyk rachunkowości E. Degrange. Inne cechy, poza wymienionymi w zestawieniu, to: 1) analitykę prowadzi się na podstawie tych samych dokumentów, co w dzienniku-głównej, 2) urządzenia ewidencji analitycznej występują w postaci kartotek lub oprawnych ksiąg pomocniczych; 3) zapisy w urządzeniach analitycznych są uzgadniane okresowo z zapisami na kontach syntetycznych lub z ogólnymi sumami w zestawieniu obrotów i sald; 4) powiązania zapisów między urządzeniami ewidencji księgowej wskazane są za pomocą odsyłaczy: w dzienniku-głównej do numeru pozycji i paginy (niekiedy folio) księgi pomocniczej lub numeru i pozycji na koncie w kartotece, natomiast w kartotece kont analitycznych i w księgach pomocniczych do numeru i do folio dziennika-głównej.

W drugiej połowie XX w. tabelaryczna forma techniki znajdowała zastosowanie, jeżeli: w jednostce przetwarzano dane w sposób tradycyjny, posługiwano się mało rozbudowanym planem kont i występowała niewielka liczba operacji gospodarczych.

Przebitkowa forma ewidencji księgowej, powstała na początku XX w., po raz pierwszy została opatentowana w 1910 r. Wykształciły się dwie jej główne odmiany: 1) pierwopis w dzienniku, a wtóropis (kopia) na karcie kontowej - forma opracowana przez W. Bacha, a firmowana przez R. Hinza (Niemcy); 2) zapis pierwotny na cienkich kartach kontowych, a dziennik wtóropisowy - forma, której pierwowzór opracował A. Ruf (Szwajcaria). Początkowo dziennik był prowadzony w postaci księgi oprawnej (Bach), następnie wprowadzono luźne arkusze (Ruf). Księgowość przebitkowa szybko się rozpowszechniała. Pojawiło się wiele jej nowych odmian, np. „Taylorix” (Niemcy, 1922), „Kopiruczot” (ZSRR, 1927), „Definitiv” (1923), a w Polsce „Droste” (1921), „Taylorkin”(1923), „Jednozapis” Lewandowskiego (1932), „Deloruf” (1932) i wiele innych.

W pierwszych latach po drugiej wojnie światowej stosowano w Polsce różne odmiany przebitkowej formy ewidencji księgowej. Później przyjęto ujednoliconą odmianę wzorowaną na opracowaniu A. Rufa. Uwzględniono w tym rozwiązaniu kilka typów wielokolumnowych i dwukolumnowych dzienników i kont specjalnych oraz dzienniki i konta specjalne, np. do ewidencji materiałów. Stosowane były także dzienniki i konta jednokolumnowe przydatne do ewidencji analitycznej.

Operacje gospodarcze ewidencjonowane są w wielorubrykowych zestawieniach - rejestrach. W każdym rejestrze ujmuje się wszystkie operacje gospodarcze ze ściśle wyodrębnionego zakresu, dlatego jest traktowany jako pewnego rodzaju „bilans zagadnieniowy”. Rejestry dzielą się na zagadnieniowe i uzupełniające. W rejestrach prostych zagadnieniowych ujmuje się jednorodne dowody księgowe dotyczące z reguły jednego konta syntetycznego. Na podstawie zapisów poszczególnych operacji gospodarczych okresowo w ewidencji syntetycznej umieszczane są zbiorcze zapisy. W rejestrach zagadnieniowych złożonych zapisy są umieszczane na podstawie kilku rodzajów dowodów księgowych i ewentualnie dla kilku kont syntetycznych. Niektóre rejestry złożone uwzględniają fragmenty przeznaczone do ewidencji analitycznej. Ewidencję analityczną w zasadniczej części prowadzi się poza rejestrami, wykorzystując różne rozwiązania.

W rejestrze uzupełniającym zbierane są pojedyncze operacje, które okresowo zbiorczo przeksięgowywane są na konta syntetyczne. Wszystkie rejestry są ze sobą powiązane. Prawidłowość ewidencji sprawdza się w końcu każdego miesiąca.

Formy ewidencji w księgowości wspomaganej komputerowo. Zastosowanie techniki, technologii i metod informatyki w rachunkowości wpływa w zasadniczy sposób na metodę prowadzenia urządzeń ewidencji księgowej oraz sposoby dokonywania zapisów. W rachunkowości w środowisku informatycznym zapewniona jest realizacja różnych form przejętych z tradycyjnego systemu. Stosowane są m.in. dzienniki, kartoteki i rejestry. Zmienia się natomiast zasadniczo technologia zapisu.

Teoretyczne rozwiązania przewidują możliwość gromadzenia kompletnych opisów operacji gospodarczych i udostępnianie danych w dowolnych formach i układach.

Formy ewidencji księgowej stosowane w jednostce muszą być zgodne z teorią rachunkowości i obowiązującym prawem, z których wynikają formy ewidencji prowadzonej w każdej jednostce. Cały proces informacyjny - od udokumentowania operacji gospodarczych przez transmisję danych do rejestracji w dziennikach i rejestrach, automatyczną dekretację, okresowe rozliczenia, ewidencję w urządzeniach przeznaczonych do ewidencji systematycznej, przejście z bilansu zamknięcia do bilans otwarcia, aż po przygotowanie sprawozdań i kontrolę danych oraz procedur ich przetwarzania - może być realizowany za pomocą komputera.

W rachunkowości skomputeryzowanej powstają specyficzne warunki w procesie ewidencji. W informatycznej infrastrukturze dane ewidencyjne użytkowane przez rachunkowość mogą być w pewnych sytuacjach (w bazach danych) ujmowane w logicznej strukturze, czyli w takim zakresie i systemie powiązań, jaki odpowiada kategoriom stosowanym w rachunkowości, oraz w strukturze fizycznej, tzn. w taki sposób, jak są rozmieszczone na nośnikach. Obsługę zasobów danych rozmieszczonych na nośnikach oraz pozyskiwanie informacji na ich podstawie zapewnia odpowiednie oprogramowanie. Zapisywanie danych na potrzeby ewidencji księgowej, ich utrzymanie oraz udostępnianie wymaga stosowania odpowiednich urządzeń technicznych.

Niektóre nośniki danych stosowane w systemach informatycznych nie pozwalają trwale zapisać danych, stąd mogą być używane tylko w pewnych fazach procesu informacyjnego lub wspomagać ewidencję na nośnikach trwałych, jako środki umożliwiające szybki dostęp do danych ewidencyjnych w fazie przygotowania informacji lub do reinicjacji systemu informatycznego albo odtworzenia stanów na wybrany moment. Przewidziane jest stosowanie właściwych procedur i środków chroniących przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisów, a także przestrzeganie zasad ochrony danych przed nieupoważnionym dostępem. Podstawowe znaczenie dla rachunkowości mają trwałe formy przechowywania danych, w tym sporządzone w postaci wydruków.

Podstawowe urządzenia księgowe. Technologia informatyczna umożliwia prowadzenie ewidencji w różnych formach. Skomputeryzowana księgowość korzysta m.in. z: dzienników (ewidencja chronologiczna), rejestrów, form o charakterze kartotek kontowych dla kont księgi głównej (ewidencja syntetyczna), ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna), wykazów i zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych. Stosuje się również formy pomocnicze wynikające ze specyfiki technologii informatycznej (zbiory transakcyjne), określone w przepisach (np. rejestry VAT) lub związane z kontrolą transakcji (np. zbiory operacji związanych z rozrachunkami).

Dane do skomputeryzowanej ewidencji księgowej pochodzą z: dowodów księgowych przygotowywanych w sposób umożliwiający ich bezpośrednie odczytanie, dowodów przygotowywanych w trakcie realizacji procedur umożliwiających generowanie dokumentów, nośników informacji, które w procesie informacyjnym pełnią funkcje pomocnicze. Wiele danych uzupełniających zawierają zbiory wspomagające zbiory o podstawowym znaczeniu dla ewidencji księgowej, np. dane o charakterze parametrów w programach, identyfikatory nazw.

Podobne prace

Do góry