Ocena brak

Faktura elektroniczna

Autor /Encyklopedia Zarządzania Dodano /26.09.2011

Charakterystyka

Nowa ustawa o VAT|podatku VAT, obowiązująca od 1 sierpnia 2004 r., przewidywała możliwość wprowadzenia faktur elektronicznych jednak podstawę do ich wprowadzenia mogło dać dopiero rozporządzenie resortu finansów. Wprowadzenie faktur elektronicznych miało znacznie obniżyć koszty związanie z księgowością oraz przyspieszyć i uprościć procedury dokumentowania transakcji.


4 sierpnia 2005 roku weszło w życie długo oczekiwane rozporządzenie Ministerstwa Finansów o fakturach elektronicznych. Rozporządzenie to wdraża (niestety z wieloma błędami) postanowienia dyrektywy Rady UE 2001/115/WE z dnia 20 grudnia 2001 roku zmieniającej dyrektywę 77/388/EWG w celu uproszczenia, modernizacji i harmonizacji ustanowionych warunków fakturowania w zakresie podatku od wartości dodanej (DzUrzUEL.15/24 z 17 stycznia 2002).


Zgodnie z rozporządzeniem, do przesyłania, udostępniania odbiorcom i przechowywania wystawianych faktur w formie elektronicznej faktur stosuje się elektroniczne urządzenia do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywanie danych oraz techniki teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.


Zastosowania formy elektronicznej

Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Zaskakujący jest przepis, zgodnie z którym faktury mogą być wystawiane i przeczytane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. Podobnie w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury - wystawca faktury traci prawo do wystawienia i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o wycofaniu akceptacji. Cofnięcie akceptacji nie ma skutku wstecznego. Do powyższego rozwiązania należy odnieść się krytycznie, gdyż w praktyce nic nie stoi na przeszkodzie, aby faktury w postaci elektronicznej były przesyłane niezwłocznie po otrzymaniu akceptacji lub nieprzesyłane po wycofaniu akceptacji.


Rozporządzenie wprowadziło do polskiego prawa instytucję faktury elektronicznej, która może być wystawiana, przesyłana i przechowywana w formie elektronicznej pod warunkiem, że autentyczność jej pochodzenia i integralność jej treści jest zagwarantowana:

  • bezpiecznym elektroniczny|podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450 z późń. Zm.) weryfikowanym za pomocą wyraźnego kwalifikowanego certyfikatu;
  • stosowaniem procedur zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność danych w przypadku wymiany danych elektronicznych (EDI) zgodnej z europejskim modelem wymiany danych.

Problematyka podpisu elektronicznego

Przeciwko zastosowaniu przy e-fakturach podpisu elektronicznego długo protestowała Polska Izba Informatyki i Telekomunikacji twierdząc, że z powodu rygorystycznych wymogów e-faktura pozostanie jedynie niepraktykowanym zapisem. Liczba wystawionych w Polsce do października 2005 r. certyfikatów według różnych szacunków wynosi od 4 tys. Do nawet 7,5 tysiąca (przy około 3,5 milionach zarejestrowanych firm). Wystawiały je cztery podmioty, które mają prawo do certyfikacji i udostępniania kwalifikowanego e-podpisu: Unizeto Technologies, Krajowa Izba Rozliczeniowa, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych i TP Internet, które obsługują kolejno systemy: Centrum, Szafir, Sigillum i Sygnet.


Wymóg stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego może zaskakiwać tym bardziej, że na terenie Europejska|Unii Europejskiej dopuszcza się inne, tańsze w zastosowaniu sposoby potwierdzania autentyczności dokumentu, takie jak np. zwykły podpis elektroniczny czy znakowanie czasowe. Takie elektroniczne poświadczenie daty (Time Stamping) jest równoznaczne z poświadczeniem notariusza, a jednocześnie o wiele od niego tańsze (kilka firm w Polsce świadczy tego typu usługi).


Przykładowe koszty to 25 groszy za poświadczenie dokumentu, usługodawcy oferują także opłaty ryczałtowe. Zasada działania znakowania czasem polega na łączeniu się aplikacji klienta z Centrum Autoryzacji i przesłaniu do niego i przesłaniu do niego zaszyfrowanego wycinka dokumentu. Centrum sprawdza, czy skrót ten spełnia wszystkie wymagania, następnie oznacza go dokładnym czasem i odsyła do aplikacji klienta. Trzeba jednak w tym miejscu zaznaczyć, że znakowanie czasem nie określa daty utworzenia dokumentu, a jedynie potwierdza, że w danym czasie istniał dokument o określonej postaci. Taka forma jest dopuszczalna w krajach Unii Europejskiej.


Faktury korygujące oraz duplikaty faktur

korygująca|Faktury korygujące do faktur przesłanych w formie elektronicznej oraz duplikaty faktur przesyła się w tej samej formie. W przypadkach, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie faktury korygującej czy duplikatu faktury w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednia faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.


Przechowywanie faktur elektronicznych

Podatnik jest zobowiązany do przechowywania na terytorium kraju faktur przesłanych w formie elektronicznej, które wystawił lub otrzymał. Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej musi również umożliwić natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do przechowywanych faktur, w szczególności podatnik powinien umożliwić udokumentowany pobór i wykorzystanie faktur przez te ograny oraz czytelność faktur, z zastrzeżeniem par. 6 ust. 2 rozporządzenia.


Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.


W praktyce do rzadkości należy wystawianie i przesyłanie faktur w postaci elektronicznej. Zależy to od wielu czynników - przede wszystkim od wadliwości rozporządzenia i wątpliwości z niego wynikających, ale także wpływ mają bariery psychiczne przedsiębiorstw, a przede wszystkim urzędników skarbowych. Z tego też powodu faktury, w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej na odległość, są przesyłane za pomocą tradycyjnej poczty lub kuriera. Należy pamiętać, iż w związku ze zmianą przepisów nie jest już wymagany podpis na fakturze ani wystawiającego, ani odbiorcy.


Wystarczy wysłać fakturę pocztą i nie ma potrzeby jej odsyłania do podpisania. Jak się wydaje, nic nie stoi na przeszkodzie, aby przesłać "tradycyjną" fakturę pocztą elektroniczną. Jednakże koniecznie odbiorca musi ją wydrukować , bowiem przechowywanie jej w postaci elektronicznej narusza przepisy dotyczące faktur. Dlatego powyższą metodę przesyłania faktur można zastosować wyłącznie wobec podmiotów, w stosunku do których ma się pewność, iż ją wydrukują.


Generalnie faktura jest dokumentem potwierdzającym sprzedaż. Wyróżniamy następujące rodzaje:


  • ze względu na podatki, faktury:
  • VAT
  • Korygujące
  • Rachunki uproszczone
  • Rachunki
  • Rachunki korygujące
  • Duplikaty

Od 2005r. Istnieje możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną (wprowadzona ze względu na wymogi UE). Aby móc korzystać z tego ułatwienia należy uzyskać zgodę kontrahenta (odbiorcy elektronicznej faktury), może być ona wystawiona w formie pisemnej lub elektronicznej.


Rzetelność danych zamieszczonych w fakturze zapewnia:


  • bezpieczny elektroniczny podpis, (pomimo, że papierowe faktury odręcznego podpisu nie wymagają), przypisany jest do osoby, która składa podpis. Jest obecnie wydawany przez 4 firmy wpisane do rejestru w Ministerstwie Gospodarki lub
  • możliwość przesyłania faktur za pomocą modelu EDI (wymiana danych elektronicznych), jednak wystawca ma obowiązek dostarczyć odbiorcy papierową fakturę zbiorczą, która jest podsumowaniem e-faktur przesłanych w danym miesiącu. Metoda ta jest stosowana raczej przez duże przedsiębiorstwa i nie znajduje znacznego zastosowania w praktyce( w porównaniu do e-podpisu).

Możliwa jest dowolna forma przechowywania (przez dostawcę i odbiorcę) elektronicznych faktur. Ważne jedynie, aby w razie potrzeby, okazać je na wezwanie odpowiednich organów podatkowych w formacie, w jakim została wystawiona i przesłana, bez żadnych ingerencji. Ograniczeniem jest zgodność z normami, które zostały ustalone w ustawie o podpisie elektronicznym i umowie o modelu EDI a także obowiązek przechowywania faktur na terenie danego kraju (istnieje możliwość przechowywania na terenie państwa należącego do UE pod warunkiem, że poinformuje się o tym uprzednio na piśmie, naczelnika urzędu skarbowego). Czas przechowywania nie różni się niczym w porównaniu do faktur konwencjonalnych, tzn. do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy nie określają ani treści faktury ani formy.


Faktury korygujące i duplikaty do faktur wystawianych drogą elektroniczną przesyła się w tej samej formie. Jeżeli pojawią się przeszkody natury technicznej lub formalnej należy wystawić ten dokument w formie papierowej, zaznaczając, że dotyczy ona faktury wystawionej elektronicznie.


Zalety

  • prostota faktur miedzy przedsiębiorstwami,
  • znaczny spadek kosztów przechowywania i obiegu dokumentu, papieru, przesyłek (w krajach UE średnio wystawienie faktury to koszt rzędu 2 ?, natomiast elektronicznej 8 razy mniej),
  • oszczędność czasu,
  • w krajach UE obowiązuje zaawansowany podpis elektroniczny, który nie jest tak kosztowny jak w przypadku Polski.

Ograniczenia

Elektroniczne faktury wprowadzono w krajach członkowskich w oparciu o te same przepisy. Mimo to powstały odmienne standardy charakterystyczne dla każdego państwa z osobna.


Autor: Justyna Kupczyk, Ewa Ignacak
Źródło: Encyklopedia Zarządzania
Treść udostępniana na licencji GNU licencja wolnej dokumentacji 1.3 lub nowsza.

Podobne prace

Do góry