Ocena brak

EFEKTYWNOŚ DZIAŁANIA ADMINISTRACJI

Autor /pablo Dodano /19.07.2011

Efektywność - ekonomiczna efektywność dotyczy stosunku między wartością poniesionych nakładów a wartością efektów uzyskanych dzięki tym nakładom. Powyższe wąskie pojęcie efektywności ekonomicznej posiada ścisły związek i sprzężenia z efektywnością techniczno-ekonomiczną, która przedstawia stosunek między ilością poniesionych nakładów zużytych materiałów a ilością produkowanych dóbr (towarów). W szerszym ujęciu pojęcie efektywności oznacza najlepsze rezultaty w produkcji czy dystrybucji towarów i usług po najniższych kosztach. Termin ekonomiczność używany jest w sensie skuteczności osiągania zamierzonych celów. Działanie skuteczne, tj. realizowanie zamierzonych celów, może być osiągnięte przy nadmiernych lub też przy racjonalnych nakładach, wysiłkach.

Cykl poprawy efektywności

budżetowanie celów i efektywności to proces ustalania pożądanych wyników w odniesieniu do usług, planowania w jaki sposób te wyniki osiągnąć, ustalania mierników wyników oraz oceny sprawozdawczości i poprawiania wyników

cykl ten powtarzany w każdym roku obejmuje:

- aktualizację planów długoterminowych

- przygotowanie rocznych planów operacyjnych we wszystkich dziedzinach, a na ich podstawie budżetu

- ocenę wykonania, ocenę wykonawców, wyciągnięcie wniosków i wdrożenie

efektywność ekonomiczna wymaga, aby poszczególne przedsiębiorstwa ponosiły możliwie jak najniższe koszty oraz by wytwarzały właściwą wielkość produkcji.

W sektorze prywatnym najskuteczniejszym środkiem motywującym kierownictwo firmy do obniżania kosztów jest konkurencja. W administracji publicznej nie ma rozwiniętej konkurencji, ma ona monopol na zarzadzanie sprawami państwa, więc żeby ją mbilizowac i aktywowac;. państwo może motywować poprzez premie, bonusy itd Lecz by nie doprowadziło to do nadmiernego rozpasania trzeba także stosowac odpowiednia dyscyplinę.

Inne działania:

-monitorowanie wyników przedsiębiorstwa w poszczególnych obszarach oraz szybka reakcja na niekorzystne tendencje, co przyczynia się do wzrostu efektywności działania.

-mierzenie i wizualizacja stopnia realizacji osiągniętych celów cząstkowych.

-analiza krótko- i długookresowych trendów wyznaczanych przez wskaźniki efektywności działania.

Wskaźniki efektywności:

Są to przede wszystkim wskaźniki określające szybkość z jaką w przedsiębiorstwie obracane są zapasy, należności i aktywa ogółem, oraz okres po jakim organizacja przeciętnie spłaca swoje zobowiązania.

Wymogi wewnętrzne administracji (m.in. konieczność tworzenia strategii działania czy tzw. racjonalizacja wydatków publicznych) oraz wymagania społeczne (m.in. udzielanie rzeczowych informacji obywatelom, przyjazne nastawienie, przejrzystość procedur) wpływają na systemowe działania poprawiające poziom zarządzania w administracji (czy jak mówią niektórzy politycy i eksperci „jakość rządzenia”). Oparcie się na metodach i narzędziach zarządzania jakością może być użyteczne do nadania procesom modernizacji administracji niezbędnej dynamiki..

Istnieje szereg argumentów na rzecz wyjątkowości sektora publicznego: nie istnieje konkurencja, więc nie ma mechanizmów wymuszających działania na rzecz efektywności, cele działania poszczególnych instytucji są często niemierzalne, stąd trudno stwierdzić, czy działają one efektywnie, możliwości finansowe poszczególnych instytucji są zależne od stanu finansów publicznych, a nie od jakości świadczonych usług.

Reguły zarządzania nie mogą być wprost przenoszone z sektora przedsiębiorstw do sektora publicznego.

By osiągnąć wynik – realizację określonego celu – trzeba stale nadzorować to co się robi, porównywać z innymi, prezentować publicznie jaka jest efektywność wykorzystania powierzonych środków publicznych.

W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że w procesie świadczenia usług publicznych mamy trzy kluczowe elementy: standard usługi (co ma być świadczone), sposób świadczenia usługi dopasowany do możliwości organizacji i zapotrzebowania społecznego (w jaki sposób jest świadczona usługa) oraz poprawa tego sposobu wynikająca m.in. z analizy osiąganych rezultatów i poziomu satysfakcji obywateli – klientów administracji.

Obrazu społecznych oczekiwań wobec administracji dostarczają wyniki badań opinii publicznej

Proces „oswajania” i wdrażania narzędzi jakościowych w administracji w dużym stopniu przebiegał pod wpływem wzrastających oczekiwań społecznych kierowanych pod adresem instytucji świadczących usługi publiczne. Jednak by ten proces stał się elementem systemowej zmiany – zmiany z modelu biurokratycznego na model menedżerskiego zarządzania publicznego – trzeba go zakotwiczyć w rozwiązaniach prawnych i wynikających z nich rozwiązań organizacyjnych. Na przykład konieczne staje się wprowadzenie powszechnego wymogu formułowania przez instytucje publiczne mierzalnych celów działalności w perspektywie roku, dwóch, trzech. A nade wszystko rozliczania ze stopnia realizacji tych celów. Mechanizm ten działa poniekąd samoczynnie na poziomie samorządowym, ale w tym obszarze presja społeczna jest większa i istnieje bardziej bezpośredni związek między rezultatem organizacji a oceną społeczną jej działalności. Jednak już w systemie działania całej administracji publicznej dobry urząd samorządowy nie ma szans na jakąkolwiek „premię systemową”. No może poza uznaniem, nagrodą, statuetką, certyfikatem. Jeżeli dobre zarządzanie poparte wynikami i zewnętrznym potwierdzeniem nie będzie „systemowo” premiowane, to nawet najbardziej innowacyjni menedżerowie mogą się zniechęcić. Bo użycie tej lub innej metody zarządzania w administracji winno służyć osiągnięciu założonych celów przy efektywnym użyciu dostępnych zasobów. Pragmatyka działania administracji publicznej winna być oparta o zasadę zarządzania wynikami a nie wyłącznie kulturę stosowania przepisów. I właśnie w kierunku upowszechnienia tej kultury wyników winno iść dalsze systemowe „oswajanie” metod i narzędzi systemów zarządzania jakością.

Zarządzanie jakością – zarządzanie rezultatami

Pełna ocena działania instytucji publicznej może być dokonana tylko w sytuacji, kiedy można odnieść liczbę i jakość wyników do założonych rezultatów. Obecnie bardzo wyraźnie widać rozbieżność między tym, czego oczekują obywatele od administracji a tym, co ona dostarcza. Paradoks polega na tym, że zarówno instytucjonalny system nadzoru nad działaniami administracji, jak i oceny opinii publicznej dostarczają negatywnych przykładów w tym zakresie, a sposoby świadczenia i oceny usług publicznych nie zmieniają się. Ta zmiana nie będzie możliwa dopóty, dopóki realizacja tych usług zgodnie z prawem nie zostanie uznana za warunek konieczny, a nie wystarczający przy ocenie administracji. Innymi słowy trzeba tę administrację oceniać poprzez stałą analizę uzyskiwanych przez nią rezultatów, a nie tylko poprzez fakt, iż działa zgodnie z tym, co przepisy określiły.

Narzędziem pozwalającym zrealizować ten postulat jest wdrożenie w systemie wykonywania zadań publicznych metod zarządzania poprzez rezultaty. Te rezultaty powinny podlegać ocenie w dwóch wymiarach:

- w jakim stopniu osiągnięto to co zaplanowano (ocena poprzez wskaźniki obrazujące stopień zmiany stanu wyjściowego),

- jaka jest jakość świadczonych usług, dostarczanych produktów (ocena poprzez wskaźniki jakości czyli informacje o efektywności i skuteczności prowadzonych działań).

Nieodzowne więc staje się zastosowanie do systemu zarządzania w administracji publicznej koncepcji New Public Managment - Nowego Publicznego Zarządzania Skala i zakres tych zmian musi być znacząca, aby wyraźnie podnieść efektywność i sprawność działania sektora publicznego, szczególnie administracji publicznej i rozwinąć w Polsce formy nowoczesnego zarządzania publicznego, zastępującego tradycyjny model administracyjno-biurokratyczny” –

Wdrożenie NPM wymaga oparcia systemu wykonywania zadań publicznych na następujących zasadach:

- skuteczności, czyli zarządzania poprzez cele wraz z pomiarem dokonań,

- efektywności, czyli wprowadzenia ekonomizacji działalności administracji publicznej,

- przejrzystości, czyli jawności działania wobec klientów administracji i innych zainteresowanych.

Tym samym konieczne jest ustalenie standardów usług publicznych, zestawu wskaźników jakości usług publicznych i ustanowienie systemu pomiaru, oceny i zasad „nagradzania” za osiąganie zakładanych rezultatów. Na drodze realizacji tych postulatów jesteśmy między fazą oswajania administracji z koniecznością stosowania zasad pomiaru osiąganych rezultatów a fazą przygotowania i wdrożenia w systemie prawnym odpowiednich rozwiązań.

Podobne prace

Do góry