Ocena brak

DEKRETACJA DOKUMENTÓW

Autor /KolesHaHa Dodano /09.08.2013

Kwalifikacja dokumentów, polega na ustalaniu i oznaczaniu na dokumencie sposobu jego ewidencji w odpowiednich urządzeniach księgowych, czyli na podaniu tzw. korespondencji kont. Przez d.d. rozumie się „stwierdzenie zakwalifikowania do ujęcia w księgach rachunkowych”. Czynności te wykonuje główny księgowy lub upoważniony przez niego pracownik. D.d. obejmuje następujące etapy: segregacja dokumentów; kontrola dokumentów; właściwa d.d. wraz z numeracją dokumentów; kontrola d.d.

Na etapie segregacji dokumentów sprawdza się ich kompletność w pewnym czasie (np. dzień, tydzień, dekada, miesiąc), zarówno dokumentów obcych, jak i własnych. Należycie zorganizowana i przeprowadzona segregacja dokumentów nie tylko umożliwia właściwą d.d., lecz także pomaga w usprawnieniu procesu ewidencji bieżącej i archiwizowaniu. Kontrola dokumentów ma na celu ustalenie prawidłowości operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach. Na ogół rozróżnia się kontrolę wstępną i kontrolę bieżącą.

Kontrola wstępna jest wykonywana przed przystąpieniem do realizacji poszczególnych operacji gospodarczych. Właściwa d.d. księgowych następuje po ich sprawdzeniu. W pierwszej fazie obejmuje ona numerację dokumentów, tj. nadanie im numerów, pod którymi będą one księgowane i archiwizowane. Na oznaczonych numerami dokumentach księgowych pracownik dekretujący dowody: 1) zamieszcza dyspozycje dokonania zapisów księgowych z podaniem stron kont syntetycznych (Dt, Ct), na których dokument ma być zaksięgowany; 2) wskazuje sposób ujęcia dowodu na kontach analitycznych; 3) podaje datę, pod którą należy dany dowód zaksięgować; 4) wpisuje sumę operacji gospodarczej; 5) zamieszcza datę d.d.; 6) podpisuje dekretację dowodu.

W celu usprawnienia d.d. niektóre dowody mają stałe oznaczenia drukowane (np. na dowodach wpłaty KP wydrukowano: Winien Kasa. Ma Konto -  Numer) lub odciskane za pomocą specjalnej pieczątki dekretacyjnej. Główny księgowy przy akceptacji dyspozycji księgowania dokumentu przeprowadza wstępną kontrolę d.d. Kontroli wtórnej dokonują pracownicy w procesie księgowania dowodu.

Dekretuje się bezpośrednio właściwe dowody, ale są dopuszczalne wyjątki, można bowiem zamiast na dowodzie objętym zbiorczym zestawieniem zamieszczać d.d. w odpowiedniej pozycji zestawienia. Przykładem może być raport kasowy pełniący funkcję zbiorczego zestawienia, gdzie zamieszcza się dekretację przy odpowiednich pozycjach zapisów w raporcie zamiast na dowodach. Podobny problem istnieje przy dekretacjach jednorodnych, tj. dotyczących takich samych operacji, dowodów. Jeżeli nie będą wprowadzane oddzielnie do ewidencji ilościowo-wartościowej materiałów, wyrobów lub towarów, można sporządzić ich zestawienie, zamieszczając d.d. tylko w tym zestawieniu.

W toku d.d. odbywa się też znakowanie dowodów, z wyłączeniem dowodów objętych raportami, które otrzymują numer już w toku wypełniania raportu. Numeruje się zatem dowody niezwiązane z obrotami pieniężnymi: faktury i noty korygujące, faktury własne i obce, amortyzację środków trwałych za bieżący okres, rozliczenie kosztów, wyliczenie podatków itp. Dowody te otrzymują numerację kolejną w danym okresie sprawozdawczym z dodatkiem wyróżniającego znaku. Na ogół powstają trzy zbiory dowodów: kasowe; bankowe (oba zbiory połączone z raportami); memoriałowe (tj. dowody niewyrażające obrotu gotówki). W każdym przypadku obowiązuje numeracja z zachowaniem porządku chronologicznego, odrębnie dla każdego rodzaju dowodów za okres od początku do końca danego roku obrotowego.

Na wszelkich dowodach księgowych należy zamieszczać dane odzwierciedlające d.d. Obejmują one: datę zaksięgowania dowodu; określenie urządzenia księgowego i numer pozycji, pod którym dowód ten został ujęty w księgach; podpis pracownika, który dany dowód zaksięgował.

W razie stosowania rachunkowości informatycznej d.d. operacji gospodarczych może być dokonywana automatycznie. Wymaga to jednak: ustalenia korespondencji kont syntetycznych; doboru analityki do odpowiedniego konta syntetycznego; wygenerowania wyróżników technologicznych (właściwej strony konta); zmiany formatu rekordów służących do odzwierciedlenia wielkości syntetycznych. Możliwe jest też automatyczne dekretowanie operacji gospodarczych według analizy zapisów w szczegółowej ewidencji analitycznej w kilku kolejnych fazach, począwszy od rozróżnienia zdarzenia gospodarczego aż do wyznaczenia korespondencji kont syntetycznych, czyli w drodze kolejnych przybliżeń. Korespondencję kont określa się na podstawie przechowywanych w pamięci operacyjnej komputera tablic powiązań między danymi w zapisach księgowych.

Podobne prace

Do góry