Ocena brak

Archiwizacja dokumentów księgowych

Autor /Encyklopedia Zarządzania Dodano /25.04.2011

Charakterystyka

Dowody księgowe które stanowią podstawę zapisu w księgach rachunkowych należy przechowywać w siedzibie jednostki gospodarczej przez cały rok obrotowy, a nastepnie archiwizować.


Archiwizacja obejmuje:

  • dokumenty inwentaryzacyjne.

Zasady archiwizowania dokumentów finansowo księgowych

  • zasada grupowania dokumentów do akt (w ustalonym porządku np. jednorodność tematyczna).
  • zasada podziału na okresy sprawozdawcze w aktach (układ chronologiczny).
  • zasada przechowywania akt ( w komórce organizacyjnej).
  • zasada łatwego wyszukiwania dokumentów, widoczne i trwałe oznakowanie:
    • określenie nazwy ich rodzaju np. księgi rachunkowe,
    • określenie roku obrotowego,
    • opisanie numeracji( numer kolejny).
  • zasada odpowiedzialności indywidualnej ( każdy pracownik odpowiada za gromadzone przez siebie dokumenty na danym stanowisku pracy).

Okres przechowywania dokumentów księgowych

Ze względu na okres archiwizacji dokumentacje księgową możemy podzielić na:

  • dokumenty archiwalne przechowywane w sposób trwały, czyli zatwierdzone sprawozdania finansowe- oznaczone symbolem A,
  • dokumenty nie archiwalne przechowywane okresowo, czyli księgi rachunkowe i dokumenty inwentaryzacyjne- oznaczone symbolem B.

Symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji nie archiwalnych, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu. Długość okresu archiwizacji dokumentów księgowych wynosi:

  • księgi rachunkowe- 5 lat
  • dowody księgowe dotyczące sprzedaży detalicznej- do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego
  • dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji- 5 lat od roku w którym zostały zakończone
  • plan kont-5 lat od upływu ważności
  • dokumenty reklamacji - 1 rok po rozliczeniu
  • dokumenty inwentaryzacyjne- 5lat.

  • Autor: Justyna Chruślicka
    Źródło: Encyklopedia Zarządzania
    Treść udostępniana na licencji GNU licencja wolnej dokumentacji 1.3 lub nowsza.

Podobne prace

Do góry